Hei du, skal vi møtes?

Copyright: Børge Lund

Har du noen gang sittet i et møte og lurt på hva i all verden du gjør der? Du merker det tidlig. Du faller ut litt, stemmen til den som snakker faller litt i bakgrunnen og tankene dine begynner å snurre rundt sakene på kontoret som du skulle gjort noe med. Mobilen din lyser opp og du registrerer at du fikk en mail fra en kollega. Så er du tilbake igjen og du oppfatter at hun som sitter ved siden av deg forteller hva hun jobbet med forrige uke. Hun snakker om et prosjekt som du er deltaker i og du lytter interessert. Etter en liten stund faller du ut igjen, med denne gang fordi du plutselig får det travelt med å forberede deg på hva du selv skal si når du som nestemann får ordet. Det blir din tur til å fortelle om hva du arbeider med, og du har behendig hentet frem de sakene du snakket om i forrige møte. Idet nestemann tar over benytter du sjansen til å sjekke den mailen som kom, og som kanskje kunne involvere deg på et vis.

Kanskje denne beskrivelsen ikke passer helt for deg, men jeg er temmelig sikker på at du selv og dine kolleger har opplevd noe lignende. I mange sammenhenger opplever jeg at kolleger både ved og utenfor UiT forteller at møter er «noe herk», «bortkastet tid» og «meningsløse». Du har sikkert selv hørt ulike møtevitser, som for eksempel “Møter, det sosialt aksepterte alternativet til å jobbe”.

I en hverdag der vi jobber med å effektivisere og forbedre arbeidet vårt er møter et åpenbart angrepspunkt. Jeg er ingen motstander av møter, men jeg er ihuga motstander av å være med på å skape sløseri i min egen organisasjon. Flere før meg har påpekt at effektivisering av møter ofte handler om hvordan du arrangerer møtet, hvem som kalles inn, hvordan ledes møtet, finnes det en agenda etc.

Jeg mener vi må starte med et helt annet spørsmål enn hvordan møtet forløper, nemlig: Trenger vi møtet? Dersom svaret er nei er verdens enkleste og mest tidsbesparende løsning snublende nær: Ikke arranger møtet! I tillegg mener jeg det ikke bare er en leders ansvar å vurdere om det er behov for et møte eller ikke. Dette er et ansvar som ligger til alle som innkalles, både i forhold til faste møter og mer ad hoc-baserte møter. Dersom det derimot er enighet om at det er behov for å møtes, da er det på sin plass å se nøye på hvordan møtet forløper. Det finnes utallige artikler på nett om effektive møter. Det er bare å gjøre et søk så finner du.

Min utfordring til deg, enten som leder eller medarbeider: Dersom du opplever å delta i ett eller flere lite effektive møter, prøv å få i gang en dialog med den som har innkalt til møtet med utgangspunkt i dette enkle spørsmålet: Hva ønsker vi å oppnå med å møtes? Husk at noen ganger kan det være nødvendig for andre møtedeltakere at du deltar, selv om du selv ikke ser den umiddelbare nytten.

Så – neste gang jeg innkaller til eller ber om et møte med deg, og du ikke uten videre ser hva vi skal oppnå med å møtes: Vær så snill å si det til meg, så kanskje vi slipper å kaste bort både din og min tid.

-Svein Are Tjednes

25 people like this post.

Hvor enkelt kan forbedring være?

Friskmeld ordet hvorfor, og forbedring blir enkelt.

Forbedring kan være å ha mot nok til å stille seg selv spørsmålene: «Hvorfor gjør jeg dette? Kan jeg selv, eller andre, få en bedre arbeidshverdag ved at jeg gjør dette på en annen måte?» Sett av tid i arbeidshverdagen til å stille deg selv og andre spørsmålet hvorfor et par ganger hver dag. Det vil ha umiddelbar effekt.

A3-skjema

Ved forrige internseminar (persøk, Helsefak)  gikk hele seksjonen igjennom verktøyene A3, fiskebein og 5xhvorfor. De ulike fagfeltene plukket seg områder de oppfattet som utfordrende og brukte de ulike verktøyene til å finne mulige årsaker og løsninger som kunne forbedre dagens praksis. 3 av 4 fagfelt implementerte endret praksis påfølgende uke. Forbedring er en lettelse. Å gjøre noe bedre i dag enn i går – det gir en god følelse.

3 ting jeg har erfart som gjør forbedring enkelt og givende:

  1. Lær verktøyene A3, 5xhvorfor og fiskebeinsdiagram (tar mindre tid enn du tror)
  2. Friskmeld ordet hvorfor (er vanskeligere enn du tror)
  3. Vær fornøyd med de små forbedringene (er så utrolig mye herligere enn forventet)

Grete Sagerup

9 people like this post.