Kart over forventede effekter

Innledningen til enhver forbedrings-/endringsprosess bør omfatte en mulighet for de som skal gjøre arbeidet til å bli enige om hva som er ønskelig å oppnå med endringen/forbedringen. I denne bloggen presenterer vi et hjelpemiddel som kan bidra til dette.

Klikk på bildet for å laste ned en word-versjon av kartet

Kart over forventede effekter er et enkelt oppsett for å diskutere effekter av et endringsarbeid på en strukturert måte. Den versjonen vi nå benytter er oversatt og tilpasset UiT fra University of Strathclyde sin «Guide to Evidencing the Benefits of Change in Higher Education». Vår versjon ble utviklet som et samarbeid med forfatterne av guiden, der vi gjorde en case study basert på oversettelse og tilpasning av flere verktøy.

I den originale versjonen heter kartet «Benefits Exploration Map». Direkte oversatt vil en variant kunne være gevinstundersøkelseskart. I utviklingen av vår versjon ønsket vi at oppsettet skulle være tydeligere på effekter istedenfor gevinster. En gevinst er i en naturlig språklig sammenheng tydelig positiv, mens en effekt kan være positiv eller negativ. I forbedringsprosessene er det viktig å identifisere både positive og negative effekter av foreslåtte endringer, slik at man lettere kan søke å forsterke de positive og begrense de negative.

I UiT sin versjon har vi lagt til ordet «forventede», mens vi i noen sammenhenger også har benyttet «ønskede» effekter. Målet er å indikere at det fortrinnsvis skal være planlagte effekter som følge av et villet endringsarbeid, og at det i den sammenheng er naturlig å benytte begrep som forventet og ønsket. I praktisk bruk ser vi at begrepene oppfattes å ha ulikt meningsinnhold, hvor ønskede effekter ikke nødvendigvis alle er oppnåelige, mens forventede effekter er mer sannsynlige å oppnå.

Kartet leder diskusjonen om effekter fra et strategisk nivå og ned til synlige/atferdsmessige effekter, effekter for interessenter og  konkrete målbare effekter. I realiteten handler det om å identifisere verdi og effekt hos både de som leverer og mottar tjenesten. I mange tilfeller kan en interessentanalyse være formålstjenlig, men det er ikke nødvendig å dra det så langt for å jobbe med kart over forventede effekter. Det er uansett et kjerneprinsipp innen lean å vurdere hva det er som skaper verdi og for hvem. Måling er et viktig ledd i forbedringsprosesser, og gir mulighet for å vurdere hvorvidt endringene som implementeres gir ønsket effekt. Bruk av kart over forventede effekter bidrar dermed til en systematisk tilnærming til resultater man søker å oppnå.

AFUs julegangprosjekt – blant annet med mål om økt kunnskap om myrra.

Verktøyet ble utviklet for UiT etter at den første generasjon av forbedringsprosesser var gjennomført, og er derfor foreløpig ikke prøvd ut i en egen prosess. Det er derimot benyttet ved flere andre anledninger, som for eksempel støtte i workshops med planlegging av fellestjenester og utviklingsprosesser i ledergrupper. Det er til og med benyttet i et mer utradisjonelt prosjekt for å skape godt arbeidsmiljø (Avdeling for forskning og utvikling benyttet kartet til å nå høyt opp i konkurransen om «årets julegang»).

Det finnes andre verktøy som kan tas i bruk for å følge opp identifiserte målbare effekter og ikke minst omsette de til realiserbare gevinster. Mer om dette kommer i en senere blogg.

Kartet er enkelt å ta i bruk og University of Strathclyde tilbyr utmerkede nettressurser. I tillegg kan forbedringsteamet tilby veiledning/workshops med trening i bruk av verktøyet. Spørsmål kan rettes til svein.are.tjeldnes@uit.no.

-Svein Are Tjeldnes

4 people like this post.

Nyttårsblogg om rydding – inspirasjon fra jobb til hjem og tilbake igjen

Januar, og særlig begynnelsen av januar, er den tiden på året da mange av oss tenker på hva vi skal forbedre fra i fjor. Kanskje spise litt mindre godteri, trene litt mer, gå mer på tur, ja det er mange muligheter for forbedringer. I fjor fikk jeg en idé om å forbedre stueområdet hjemme. Ikke noe så dramatisk som å pusse opp eller kjøpe ny sofa, men bare det å holde det litt mer ryddig i stua.

Jeg hadde blitt inspirert av noe som kalles for KATA, en forbedringsteknikk som går ut på å sette seg et langsiktig mål og deretter å prøve ut en forbedring av gangen samtidig som man måler og evaluerer resultatet. En familie hadde prøvd dette og fått det mye mer ryddig hjemme med innsats fra hele familien – dette måtte jo bare prøves ut hjemme hos meg.

Vi startet forbedringsprosessen med et familiemøte, der jeg forklarte at jeg var lei av alt rot som fløt rundt i stueområdet. Heldigvis var flere i familien (min mann) også enig i dette. Deretter ble vi alle enig i hva en ryddig stue er. For oss betydde det rydding, støvsuging, støvtørking, gulvvask og til min store overraskelse også vanning av blomster.

Stua – før og etter

Mens prosjektet pågikk ble vi i løpet av noen måneder mye raskere på å rydde og vaske stua. Fra å ha brukt nesten fem timer tilsammen på arbeidet, gjorde vi hele jobben unna på en time til slutt. Siden vi er fem i familien blir det jo bare 20 minutter på hver person, og det var vi veldig fornøyde med.

Nå som jeg ser tilbake på denne forbedringsprosessen ser jeg at vi aldri kom oss ned til roten av problemet. Vi ble jo mye raskere på rydding, men det egentlige problemet var nok at vi rotet for mye. Og hvorfor det? Jeg tror det er for at vi har for mange ting, og at hver ting mangler sin egen plass. Uansett hadde vi altså ikke angrepet rotårsaken og egentlig bare drevet med «brannslukking». Vi måtte jo rydde på nytt og på nytt.

Da kommer vi inn på en annen metode i forbedringsarbeid, 5S (sortere, systematisere, skinne, standardisere og sikre/vedlikeholde ny rutiner), som handler om standardisert opprydding. 5S har fokus på hva som skal beholdes, hvor det skal oppbevares og hvordan. Det er ikke så ofte at jeg som jobber administrativt tenker på 5S, det meste av rotet mitt på jobb er jo digitalt og synes derfor ikke. Men innenfor andre bedrifter, for eksempel i industrien, er 5S mye brukt. Jeg mistenker at vi også på UiT kan ha nytte av å være mer systematisk på dette området. For alt jeg vet kan det jo hende at lignende tankegods brukes på labene våre. I administrasjonen kan vi i alle fall få gode effekter av å bruke 5S i våre digitale hverdag, men også på kontorene, i fellesareal (ikke minst de mange felleskjøkkenene rundt omkring) og i diverse lager, hyller og skap. Og kunne det ikke til og med tenkes at vi kunne tjene noe på å se en runde på undervisningsrommene også?

Men nå er det altså blitt 2018, og jeg lurer på om ikke jeg på nytt skal prøve å forbedre litt i hjemmet. Det må nok bli et nytt familiemøte om rydding snart, og denne gangen vil 5S være tema.

– Karin Eilertsen

Dersom du ønsker kan du lese mer om KATA og om 5S via lenkene.

11 people like this post.