Implementing an Evidencing Benefits approach

(This blog is written in relation to the publication of the new Guide to Evidencing Benefits of change in Higher Education by the University of Strathclyde on the 23rd of January 2017).

Since we started to work with lean as a philosophy for continuous improvement at UiT – The Arctic University of Norway (UiT), we have experienced a community within higher education (HE) eager to both share knowledge and competencies. The two years behind us has been especially rewarding as we have been able to widen our scope of collaboration beyond our general local networks and into the international HE sector.

In 2015 the Business Improvement Team at the University of Strathclyde launched “A Guide to Evidencing Benefits in Business Process Improvements in Higher Education” (the Guide). The Guide introduced a systematic and thorough approach to evidencing benefits. Even though evidencing benefits has been pointed out as important in business improvement processes at UiT, we have had little degree of standardisation. Once reading the Guide we realised that by using its principles in business improvement processes at UiT, we could enhance the quality of the improvement processes.

Sometimes you need a gentle but firm push forward in order to gain momentum in any project, and it was not until spring 2016 that we actually used the Guide in a small improvement process. The University of Strathclyde then invited us to collaborate on a case study and describe our experience using their guide. We had no planned business improvement processes at UiT at this time in which we could use/test the Guide. However, we had a small project translating and adapting the Guide to suit the UiT approach. We believed that the translational work would further develop UiT’s improvement initiative and overall enhance business improvement at UiT. By choosing this improvement process for the case study we were actually testing the translated tools and enhancing our experience in evidencing benefits at the same time as we were translating and adapting the Guide.

The Guide has provided us with several standardised tools for evidencing benefits that will simplify our work with improvement processes. Participation in the case study gave us an excellent opportunity to reflect on our use of the Guide. We believe that the quality of the translated material is higher than it would have been if we only had translated the guide without using it or without the collaboration with Strathclyde. For UiT, working together with The University of Strathclyde on a case study for the new evidencing benefits guide has been of crucial importance to our improvement initiative. The work has given us deeper understanding of why and how to monitor effects of changes made in our processes. A special thanks to Dr Nicola Cairns and Heather Lawrence from Strathclyde’s Business Improvement Team for helping us understand the Guide even better. (Check out the Online Toolkit).

It has been both interesting and rewarding to work with a partner outside Norway, thus having to write in a non-native language. “Back home” we have become used to being one of the leading environments in practising lean in higher education, but we are mere freshmen among our friends in the international network. It is inspiring to see how Strathclyde, and all the other universities in the Lean HE network, strives to share their knowledge and experience. Among many lessons learned through this case study, the one of sharing own competencies is probably the most important. To any degree that UiT has built competence in business improvement, we hold an obligation to share it with anyone interested. That is the way to learn and to build new competencies.

 

– Karin Eilertsen & Svein Are Tjeldnes

7 people like this post.

Flyt i prosesser er samhandling

I forbedringsprosessen ved UiT, og i forbedringsprosesser generelt, snakkes det gjerne om flyteffektivitet (fokuserer på behov) og ressurseffektivitet (fokuserer på utnyttelse av interne ressurser). Niklas Modig og Pär Ålström har gitt en svært god beskrivelse og et sterkt eksempel på forskjellen i boken «Dette er lean», og jeg vil ikke gå nærmere inn på det her. (Boken gir for øvrig en god grunnleggende innføring i lean, og jeg anbefaler den gjerne. Konseptet effektivitetsparadokset kan vi lett kjenne oss igjen i ved UiT.).

Jeg ønsker heller å dele noen tanker og personlige erfaringer om flytopplevelsen av flyt i prosesser. Jeg går sterkt ut fra at du også har opplevd at arbeidet noen ganger bare glir av sted, nesten av seg selv. Opplevelsen av at det som i går var vanskelig, i dag oppleves latterlig enkelt, og at du ikke kan forstå hvorfor du ikke fikk det til dagen før. Noen ganger bare er det slik. Eller?

Er det mulig å øke sjansene for å få den gode flytfølelsen – kan man så og si «trene» eller øve seg til bedre flyt? Jeg kan ikke gi et definitivt eller vitenskapelig svar på det, men jeg opplever ofte at øving og trening gir resultater på mange områder og det kan neppe skade.

Hvis vi derimot ser på opplevelsen av flyt, eller god glid, i prosesser hvor arbeidet skjer som en rekke transaksjoner mellom flere medarbeidere er jeg derimot fullstendig overbevist om at øving og trening hjelper. Det er i denne sammenheng jeg selv kjenner at flyt ER samhandling. Jo oftere, bedre og riktigere vi samhandler, jo bedre vil vi oppleve at oppgaven eller arbeidet glir. Dette kan og bør vi absolutt øve på. Det er ikke vanskeligere enn å øke bevissthetsgraden rundt hva vi gjør og hvordan vi samhandler, og samtidig rigger oss til med et rammeverk for hvordan vi utvikler det videre.

Det virker å være uvanlig å tenke at administrativt arbeid krever øving, mens vi i andre sammenhenger finner det helt naturlig. Ikke minst i idretts- eller kultursammenheng. Det er svært få som ikke tenker at å bli god på ski, i fotball, på gitar, trommer eller som orkestermusiker krever øving og trening. I mange samhandlingssituasjoner, også på jobb, er det ikke nok for meg å være god til å utføre min oppgave (eller beherske mitt instrument og min stemme). Jeg må også vite noe om hvilke oppgaver eller horn2afunksjoner de andre kollegene mine har. Nå for tiden øver jeg sammen med Tromsø Brass for å delta i Norgesmesterskapet i Bergen i februar. Det krever uten tvil mye øving, og ikke bare må jeg kunne min egen stemme – det krever absolutt at jeg kan mye om hva de andre gjør og når de gjør det. Jeg kan fokusere så mye jeg vil på mine åttende- og sekstendedelsinnslag, men så lenge jeg ikke vet at mine åttendedeler skal passe inn sammen med f.eks. kornett og tromboner sine, blir verken helheten eller resultatet bra.

Når vi derimot øver/trener og har god kunnskap om våre kollegers eller medspilleres oppgaver, da ligger det til rette for at det kan bli bra. Virkelig bra. Sånn kan vi fint tenke i administrasjonen ved UiT også.

PS: Tromsø Brass sin fremføring under NM kan du se direkte på tv2Sumo fredag 3. februar kl. 1230.

 – Svein Are Tjeldnes

3 people like this post.

Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre

Første Lucia-dag (er det lov å si det?) arrangerte forbedringsprosessen ved UiT et erfaringsseminar med fokus på problemløsningsteknikker. 20 nysgjerrige medarbeidere benyttet to timer av arbeidsdagen til å lage en arena for å lære av hverandre, og ikke minst utfordre hverandre på systematisk og praktisk problemløsning.erfaringsseminar-h16a

Etter en kort innledning fikk deltakerne anledning til å prøve ut både A3, fiskebeinsdiagram og 5 x hvorfor i praksis. Selv om formålet med seminaret først og fremst var at deltakerne skulle få testet ut noen av verktøyene var det ingen tvil om at det var høyst reelle problemer som ble satt under lupen. Blant annet fikk tema som forsinket sensur, og unyttige/ineffektive møter både engasjementet og temperaturen opp. mal-a3-uita

A3 (og ja, navnet kommer fra arkstørrelsen) er en systematisk tilnærming til problemløsning, der styrken ligger i å sikre sammenheng mellom problem, årsak og tiltak. I tillegg legges det vekt på å omsette foreslåtte tiltak til konkrete handlinger, bli enige om hvem som har ansvar for gjennomføring og til hvilken tid. Alt i alt enkle og fornuftige grep, men satt i en ramme som gjør det enklere å gjennomføre.

Fiskebeinsdiagram og 5 x hvorfor er enkle skjema som kan benyttes for å bryte årsaker til problemer ned i flere elementer slik at det blir lettere å identifisere hvor målrettede tiltak bør settes inn. Begge metoder/skjema kan benyttes i samband med en A3, men også utenfor.

Alt i alt gikk de to timene på 14. desember svært fort, og en enkel tilbakemelding via Kahoot! viser at de som deltok på seminaret fant det nyttig for egen del (61 % «ja uten tvil» og 33% «ja, litt). Flinke og engasjerte folk, det har vi ved UiT.

Dersom du har spørsmål eller bare er litt nysgjerrig på A3, fiskebeinsdiagram eller 5 x hvorfor er det bare å ta kontakt med svein.are.tjeldnes@uit.no

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.

Visualisering av steg i arbeidsprosesser

Studieveilederteamet ved Institutt for medisinsk biologi (IMB), Helsefak,  har i lengre tid eksperimentert med alternative møteformer for å samordne oppgavene de skal løse i Tavler ved IMBfellesskap. I forhold til et tradisjonelt møte ved UiT er tavlemøtene sterkt visuelle, har kortere varighet, avholdes hyppigere og ikke minst selvdokumenterende. Teamet ved IMB sin tavle har med elementer som omhandler forbedringsarbeid, koordinering og prioritering (arbeidsflyt), årshjul og saker til andre møter.

«I en undersøkelse foretatt ved UiT i mai 2016 sier 64% av de som svarte (n=84) at tavlemøter har bidratt til at de er blitt mer effektive, samtidig som 72% opplever tavlemøtene som bedre enn alternativet de hadde.»

 MEN: I tillegg til møtetavlen har studieveilederteamet ved IMB i år også jobbet med å få på plass en tavle som på en enkel og visuell måte illustrerer hvorvidt sentrale oppgaver i eksamensarbeidet er utført eller ikke. Denne vendekorttavlen gir alle en rask oversikt over situasjonen i arbeidet til enhver tid, noe som er en stor fordel når oppgaver er fordelt i et team. Det vil aldri være tvil om en oppgave er utført eller ikke, selv når noen i teamet er fraværende. Tavlen er enkelt oppbygd med en vertikal akse for de stegene som må utføres i arbeidet, og en horisontal akse for alle emnene det arrangeres eksamen i. De tilhørende vendekortene er enkle, med en

grønn og en rød side for hvert steg knyttet til hvert emne. Er oppgaven utført viser den grønn, og er den ikke viser den rødt. Overraskende enkelt rett og slett. Nedenfor kan du se en kort «film» som viser hvor visuell og slående enkel tavlen er.

Dersom du har noen spørsmål knyttet til dette er du velkommen til å ta kontakt med Karin Eilertsen på IMB.

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.

Arkivet – de bare gjør det!

Noen ganger må man bare klype seg i armen. Ikke fordi det har noen effekt i grunnen, men rett og slett som en symbolsk handling. Et tegn på at noe du opplever eller kommer over er usedvanlig bra. Sist fredag hadde jeg et sånt klyp-meg-i-armen-øyeblikk. Jeg passerte pausearealet til arkivtjenesten ved UiT Norges arktiske universitet på vei til mitt eget kontor, men måtte stoppe opp ved noe som fanget interessen min.

Arkivet ved UiT har nylig endret organisering og intern arbeidsform fra en ordning der enkeltpersoner hadde ansvar for enkeltenheter, til teamorganisering der hele team tar ansvar for felles oppgaver. For å sikre god kontakt med enhetene, og ikke minst avklare forventninger til hva de skal levere har de skrevet en god og tydelig sørviserklæring. Les gjerne hele, men et lite eksempel:

“Telefoner skal besvares raskt, vi bestreber oss på å svare innen ett minutt. Dersom ingen hos oss er tilgjengelige vil vi alltid ringe deg opp igjen så snart vi er ledige.”

På denne måten håper de å tilby bedre, sikrere og mer robuste tjenester til hele UiT. Så tilbake til det som fanget interessen min. På en helt enkelt veggplakat har arkivet laget seg et konkret system for kontinuerlig forbedring i praksis. Et system for felles problemløsning 20161111_144647i og på tvers av de nye teamene de har etablert. Systemet er så slående enkelt og samtidig så slående effektivt. På kort tid kan et problem løftes fra skuldrene til den enkelte medarbeider og inn som teamets felleseie, hvor løsninger diskuteres og deles umiddelbart. Mer skal det ikke til i sin enkleste form. En veggplakat med to kolonner og tre rader. En kolonne merket «problem» og den andre «løsninger», med rader for hvert enkelt team. Så snart et problem oppstår skrives det ned på en post-it lapp og henges på tavla. Når teamet møtes kan problemet adresseres, forslag til løsning(er) diskuteres og implementeres. På denne korte tiden har man samtidig delt hele problemløsningsprosessen med alle medarbeiderne i teamet. Så snart problemet er løst flyttes lappen fra «problem» til «løsninger». Der henger den til løsningen(e) er testet og deretter implementert i en oppdatert rutinebeskrivelse.

Kort oppsummert: Klyp meg i armen, så heldig jeg er som jobber i en organisasjon som har ansatte som går foran og bare gjør det! Vil du vite mer om hvordan arkivet jobber med problemløsning og kontinuerlig forbedring kan du ta kontakt med Lill Heidi Steen eller Anita Dahlberg.

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.

Post Conference Syndrome

Thoughts upon arriving home after the LeanHE-conference 2016 in Stirling

packed-and-buzzing-room_reduced
Packed and buzzing room – ready for action

When I was a youngster I played the drums and timpanis in both a windband and an orchestra, and several times a year I would get to go on a trip with either one or both. For instance a one week tour from northerly Sortland to Sandefjord (which was really exotic since they had bats flying around) far south, or even longer tours to Italy (talk about exotic for a young Norwegian boy). Or going away on school camp with all your friends and schoolmates, and maybe even a girlfriend (or two).

All of these travels had one thing in particular in common: to be together with your best friends and the coolest folks, around the clock for many days – and importantly enough: without ANY parents. However, as with all fairytales, suddenly the tour is over and you arrive home. I can still vividly remember the kind of empty feeling that landed on me as soon as the last goodbyes and hugs were done and the door to our house shut behind me.

Today I am experiencing that same empty feeling. A kind of sorrow and mourning having left that lovely bubble of excitement, buzz, being with good old and new friends, learning and developing together with 170 fantastic lean practitioners at the Lean in Higher Education in Stirling. Can you relate? However, this is not all a bad thing. It simply means that we had a rock’n’roll badass great conference. I am proud to be a part of this particular community.

I count myself lucky to know Sue Jennings, Lorna Prince and the rest of the team at University of Stirling, who gave us this amazing conference at the most awesome venue. Including the fabulous dinner at Stirling Castle where I got to go through two first-timers: Wearing a real Kilt (Scotland’s National Tartan) and eating Haggis.

I also feel grateful to Steven Yorkstone, Susanne Clarke and the rest of the Global Lean HE steering committee for discovering me in Waterloo (last year), urging me to become a member of the committee. They are highly competent people, both as lean practitioners and as warm and welcoming persons. The same goes for rugged John Hogg (always going strong in every sense of the word), the lovely Rachel MacAssey (chairing the European division with steady hands), smiling Valerie Runyan (taking on the task of next year’s conference in Sydney), energetic Mick Gash (always present with helping hands and thoughts), Pat Browne (ever offering own ideas), devious Mark Robinson (never short of comments), vibrant Vincent Wiegel (always strongly present), Marilyn Thompson (the happy Canadian) and Tammi Sinah (who never seems to run out of energy).

sean-john-and-svein
Sean Jackson, John Hogg and Svein Are Tjeldnes in their Kilts

It would be clearly impossible for me to mention every person I had the luck of meeting these important days in Stirling, but hey – I could go for a few. I absolutely loved talking with and learning from Sean Jackson of Virginia University. His session “Who’s ready for lean” was excellently delivered and thought provoking. I keep thinking that if we had applied some of his ideas and work on change readiness assessment, I know a couple of processes we never would have started at my university.

Most importantly, I have to point out my absolute favorite session among all the high quality contributions delivered at Stirling (A description of them all can be found in the program). Nicola Cairns and Heather Lawrence gave a fully packed room great insight in evidencing benefits and impact of change, even using lean teaching methods. I have declared myself their number one fan.

lego-icebreaker
Building a lego avatar to present yourself

This conference did also present new and a bit surprising friendships. I had the pleasure of getting to know and discussing lean with Birute Budreviciene, Sandra Kavalevskyte and Aidis Stukas from Kaunas University of Technology. This was their first LeanHE conference and I trust we will see them again as they were very eager to hold a seminar in Lithuania soon. Best of luck on further exploration of lean. I also, by coincidence, ran into Swedish Karolin Arvidsson from Middlesex University. Please follow through on your idea to bring the team over to Norway and UiT – The Arctic University of Norway for a visit. The same goes for Jose Franken from University of Twente, as we will connect to discuss the build-up of teams.

As the LeanHE conference also puts great weight on networking, it was especially gratifying to finally meet and put a face to many of the twitter-accounts I have been following for a while. For instance Stuart Morris from University of Lincoln. I trust we will be able to explore our collaboration and networking further as it will be easier after meeting in person.

Eventually I want to thank all of my fellow” MacKenzie” clansmen and -women at our table during the castle dinner. You all made the dinner memorable, thus helping to create this Post Conference Syndrom write-up. Julia H. Sempler, Jeung Lee, Edvins Balodis, Tom Laws, Katrien Verhooge and Anne Wendt: We were a great even when discovering the vegetarian mix-up.

Then – at last but never the least, my team, friends and wonderful colleagues from UiT – the “concept group” responsible for driving change. Julia H. Sempler, Frank Lindrupsen, Karin Eilertsen, Grethe Karlsen and Kjersti Dahle: The five of you are the ones who are designated to help me get over this post conference syndrome, by relentlessly pushing forward with continuous improvement step by step, day by day.

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.