Tag Archives: A3

Endringer er i tiden!

Til tider kan det være vanskelig å henge med i svingene, men endringer og nye hjelpemidler som gjør hverdagen lettere både for ansatte og studenter hilser jeg velkommen med stor V. Jeg har for lengst kastet ut det gamle stabsmøtet i seksjonene min. Et ukentlig møte på en til to timer der enkelte pratet mye, mens andre i flekkene holdt på å sovne er en sagablott. Jeg fikk med meg medarbeiderne mine til å prøve ut Tavlemøte i stedet for. Ingen, og da mener jeg ingen ønsker i dag å gå tilbake til den gamle møteformen. Vi møtes to ganger pr. uke i 15-20 minutter. Informasjon flyter, fremdrift sjekkes ut, nye oppgaver planlegges, og nye hjelpemidler tas i bruk.

I går hadde vi et arbeidsmøte i seksjonen, og tok i bruk hjelpemidlet A3 i fellesskap. (A3 er et standardformat /verktøy som brukes til systematisk tenkning rundt problemløsning og planlegging).

Tema for møtet vårt i går var implementering av ny LMS (Learning Management System). Da snakker vi om CANVAS, denne nye og innovative læringsplattformen som skal gjelde for hele UiT fra høsten 2018. – Det er jo lenge til tenker de fleste, men mye skal gjøres av mange før vi er i havn. Det var en storartet opplevelse å se hvilket engasjement og konstruktive tanker som ble luftet under A3en vår i går. Nå henger A3en på Tavlerommet vårt, og vil følges med argusøyne av hele gjengen for at tiltakene og tidsplanen vi har bestemt i fellesskap blir gjennomført til rett tid.

Jeg heier på hjelpemidler og nye systemer som gjør hverdagen enklere både for ansatte og studenter!

Kjersti Dahle, leder for studieseksjonen ved Det juridiske fakultet

Her finner du tidligere forbedringsblogger som omhandler A3: “Hvor enkelt kan forbedring være?” og “Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre“.

9 people like this post.

Hvor enkelt kan forbedring være?

Friskmeld ordet hvorfor, og forbedring blir enkelt.

Forbedring kan være å ha mot nok til å stille seg selv spørsmålene: «Hvorfor gjør jeg dette? Kan jeg selv, eller andre, få en bedre arbeidshverdag ved at jeg gjør dette på en annen måte?» Sett av tid i arbeidshverdagen til å stille deg selv og andre spørsmålet hvorfor et par ganger hver dag. Det vil ha umiddelbar effekt.

A3-skjema

Ved forrige internseminar (persøk, Helsefak)  gikk hele seksjonen igjennom verktøyene A3, fiskebein og 5xhvorfor. De ulike fagfeltene plukket seg områder de oppfattet som utfordrende og brukte de ulike verktøyene til å finne mulige årsaker og løsninger som kunne forbedre dagens praksis. 3 av 4 fagfelt implementerte endret praksis påfølgende uke. Forbedring er en lettelse. Å gjøre noe bedre i dag enn i går – det gir en god følelse.

3 ting jeg har erfart som gjør forbedring enkelt og givende:

  1. Lær verktøyene A3, 5xhvorfor og fiskebeinsdiagram (tar mindre tid enn du tror)
  2. Friskmeld ordet hvorfor (er vanskeligere enn du tror)
  3. Vær fornøyd med de små forbedringene (er så utrolig mye herligere enn forventet)

Grete Sagerup

10 people like this post.

Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre

Første Lucia-dag (er det lov å si det?) arrangerte forbedringsprosessen ved UiT et erfaringsseminar med fokus på problemløsningsteknikker. 20 nysgjerrige medarbeidere benyttet to timer av arbeidsdagen til å lage en arena for å lære av hverandre, og ikke minst utfordre hverandre på systematisk og praktisk problemløsning.erfaringsseminar-h16a

Etter en kort innledning fikk deltakerne anledning til å prøve ut både A3, fiskebeinsdiagram og 5 x hvorfor i praksis. Selv om formålet med seminaret først og fremst var at deltakerne skulle få testet ut noen av verktøyene var det ingen tvil om at det var høyst reelle problemer som ble satt under lupen. Blant annet fikk tema som forsinket sensur, og unyttige/ineffektive møter både engasjementet og temperaturen opp. mal-a3-uita

A3 (og ja, navnet kommer fra arkstørrelsen) er en systematisk tilnærming til problemløsning, der styrken ligger i å sikre sammenheng mellom problem, årsak og tiltak. I tillegg legges det vekt på å omsette foreslåtte tiltak til konkrete handlinger, bli enige om hvem som har ansvar for gjennomføring og til hvilken tid. Alt i alt enkle og fornuftige grep, men satt i en ramme som gjør det enklere å gjennomføre.

Fiskebeinsdiagram og 5 x hvorfor er enkle skjema som kan benyttes for å bryte årsaker til problemer ned i flere elementer slik at det blir lettere å identifisere hvor målrettede tiltak bør settes inn. Begge metoder/skjema kan benyttes i samband med en A3, men også utenfor.

Alt i alt gikk de to timene på 14. desember svært fort, og en enkel tilbakemelding via Kahoot! viser at de som deltok på seminaret fant det nyttig for egen del (61 % «ja uten tvil» og 33% «ja, litt). Flinke og engasjerte folk, det har vi ved UiT.

Dersom du har spørsmål eller bare er litt nysgjerrig på A3, fiskebeinsdiagram eller 5 x hvorfor er det bare å ta kontakt med svein.are.tjeldnes@uit.no

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.