Tag Archives: Problemløsning

Endringer er i tiden!

Til tider kan det være vanskelig å henge med i svingene, men endringer og nye hjelpemidler som gjør hverdagen lettere både for ansatte og studenter hilser jeg velkommen med stor V. Jeg har for lengst kastet ut det gamle stabsmøtet i seksjonene min. Et ukentlig møte på en til to timer der enkelte pratet mye, mens andre i flekkene holdt på å sovne er en sagablott. Jeg fikk med meg medarbeiderne mine til å prøve ut Tavlemøte i stedet for. Ingen, og da mener jeg ingen ønsker i dag å gå tilbake til den gamle møteformen. Vi møtes to ganger pr. uke i 15-20 minutter. Informasjon flyter, fremdrift sjekkes ut, nye oppgaver planlegges, og nye hjelpemidler tas i bruk.

I går hadde vi et arbeidsmøte i seksjonen, og tok i bruk hjelpemidlet A3 i fellesskap. (A3 er et standardformat /verktøy som brukes til systematisk tenkning rundt problemløsning og planlegging).

Tema for møtet vårt i går var implementering av ny LMS (Learning Management System). Da snakker vi om CANVAS, denne nye og innovative læringsplattformen som skal gjelde for hele UiT fra høsten 2018. – Det er jo lenge til tenker de fleste, men mye skal gjøres av mange før vi er i havn. Det var en storartet opplevelse å se hvilket engasjement og konstruktive tanker som ble luftet under A3en vår i går. Nå henger A3en på Tavlerommet vårt, og vil følges med argusøyne av hele gjengen for at tiltakene og tidsplanen vi har bestemt i fellesskap blir gjennomført til rett tid.

Jeg heier på hjelpemidler og nye systemer som gjør hverdagen enklere både for ansatte og studenter!

Kjersti Dahle, leder for studieseksjonen ved Det juridiske fakultet

Her finner du tidligere forbedringsblogger som omhandler A3: “Hvor enkelt kan forbedring være?” og “Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre“.

9 people like this post.

Say it, do it, and improve it! – Impressive learning impact

For two days, UiT The Arctic university of Norway visited the Business Improvement Team (BIT) at the University of Strathclyde to attend their “Lean for Leaders” course in September this year. The strong collaboration between the improvement teams at the two universities has arisen from the LeanHE global network, allowing us to tap into a large joint source of knowledge, experience and expertise.

Following John Hogg’s (Director of Continuous Improvement) Erasmus+ visit to Tromsø in April, we managed to visit Glasgow this September. An excited group of 10 UiT leaders (and two from the improvement team) met early on Sunday morning at the Airport in Tromsø, suddenly realising that travelling to Glasgow is not a walk in the park. Anyway, the journey was pleasantly uneventful. After being welcomed by our host, a nice social evening and a short but efficient night’s sleep, we were all ready to attend Strathclyde’s well renowned lean course.

Graham Ross led us through two days of intense learning, instructive (and FUN!) exercises, lots of reflection, all with a well-balanced sense of humour (I won’t repeat the one with KAI-COSTA though) and participant challenges. With the help of John Hogg, Susan Ali and Susan Hillis we managed to cover topics like the two main Pillars of Lean, the 5 Core Principles, the 8 Wastes, Value Stream Mapping, Evidencing Benefits, Lean Leadership Model, Improvement Kata, 5S, and even more.

In addition to all the expert (and friendly) teaching, coaching and training delivered as part of the course, my feeling is that it was one point in particular that enhanced learning for our group – and made for a classic and powerful Eureka-moment: We could actually witness ourselves that Graham and the rest of the BIT practice what they preach. After going through extensive training with examples and models, we could pop into the next room and witness them working on actual improvement processes throughout the university exactly the way they taught us. They told us how to do it, and showed us they were doing it.

We cannot recall ever having had that same experience in any other course we have attended. It is not even all about the processes they are working on, but the whole way the team is organised and how they work together. The office space, the project rooms, the course room, the mind-set of the team members, and even the storage space and cupboards are all live examples of working in a continuous improvement environment. Inspirational!

Yet, after all this, there is more. The whole key, of course, is not only to practice as you preach but also to evolve and improve. With the BIT’s Daily Stand Up meeting, they aim not only to help others improve, but to improve their own way of doing it. In short, impressive.

For our part, it remains for us to put some of the new knowledge to good use. Our improvement team will work closely with each of the ten participants to ensure that they will get support to form and initiate their own improvement projects within their teams. For us especially, it has been rewarding to be able to learn from colleagues with more experience and to be able to have ten leaders from UiT attend this course at Strathclyde (not easy or cheap to make this happen). Most importantly though, I look forward to following our leaders’ improvement projects and evidencing the impact this collaboration will have on our organisation. And you can all feel safe that we will share how things move on from here in another blog.

To sum it all up: Say it – Do it – and then  Improve it!

Huge thanks to John Hogg, Graham Ross, Susan Ali and Susan Hillis for letting us tap into their way of working and for being such excellent hosts for our arctic band of travellers.

-Svein Are Tjeldnes & Julia Sempler

13 people like this post.

Ferien er over-blues

Overganger. Det opplever vi mange av. Store og små, tradisjonsbundne og nye, viktige og uviktige. Et felles trekk for alle er at de bringer oss fra én tilværelse til en annen. Som for eksempel overgangen fra ferietilværelsen til arbeidstilværelsen.

I år syntes jeg det var vanskelig å komme i gang på jobb etter ferien. Eller mer riktig – det var vanskelig å komme i gang med vanlig tempo og trykk. Her om dagen slo det meg at det sikkert er andre som også har/hadde det slik. Kan det være mulig å gjøre noe med denne ferien er over-bluesen sånn at det neste gang blir enklere å komme i gang igjen? Det er jo nemlig ikke lenge til jul.

Når jeg tenker meg om har vi (UiT) flust med ekspertise på området, og i semesterstarten formelig flommer aviser, nettsider, facebook og twitter over av gode råd for studenter som skal begynne på studiene sine. «Slik kommer du i gang med studiene», «Effektiv lesing» og ikke minst «Lær mer – lær raskere». Mange av disse rådene ville utvilsomt hjelpe fint for ansatte, både administrative og vitenskapelige, som også trenger et lite dytt.

For meg som jobber med forbedringsprosesser og effektivitet er det

Ferien er over-blues

kanskje fyfy å innrømme å være tungstarta etter ferien. Det viktige er likevel å endre på noe sånn at det går lettere neste gang. Personlig skal jeg benytte meg av noen av rådene Rannveig Grøm Sæle, Torstein Låg, Kent Nordby og Frode Svartdal gir i saken «Forskningsbasert studieteknikk på 1-2-3», og samtidig utfordre forfatterne til å lage følgende tips til meg (og andre ansatte på UiT): «Forskningsbasert fjerning av Ferien er over-blues på 1-2-3 og 4».

5 people like this post.

Forbedring fordi vi er dårlige eller fordi vi er gode?

Forbedringsarbeid bør oftere handle om de små stegene, enn de helt store. For ikke så lenge siden fikk jeg anledning til å diskutere jobb og endring med flere kolleger, og spesielt ett synspunkt som ble fremført gjorde inntrykk. Sannsynligvis fordi jeg innimellom hører lignende utsagn i mitt arbeid som prosessveileder. Denne gang var diskusjonen av en art som gjorde at det som ble sagt festet seg, og jeg har tenkt på det noen dager. Min kollega fortalte nemlig at fokuset på forbedring i arbeidet noen ganger føltes hemmende og litt deprimerende. Hun følte det sånn at alt snakket om behovet for forbedring skyldtes at vi i utgangspunktet er dårlige til å løse oppgavene våre.

Rett etter denne samtalen publiserte min kollega Rachel McAssey fra University of Sheffield en blogg om samme tema, men med en vinkling som jeg tenker kan gi oss et godt perspektiv på forbedringsarbeidet og måten vi jobber på. Det hele handler om å kunne variere inngangen til problemløsing, som igjen er helt sentralt i forbedringsarbeid. Istedenfor å fokusere på å avdekke alle problemer i en prosess kan man velge en mer positiv utspørrende metode. I det minste som en variasjon og et tillegg til en mer standard problemløsningsmetode. Jeg anbefaler sterkt at du leser bloggen «Is problem solving a problem?».

Spørsmålet for meg dreier seg fort om hvorfor vi er interessert i problemer vi identifiserer. I lengden kan jeg godt skjønne at noen blir lei av å bare jobbe med problemer, men samtidig er det besnærende å tenke på hvorfor vi litt for sjeldent tar oss tid til å gjøre noe med de. Dette har Julia Holte Sempler og jeg skrevet om tidligere (Det brenn på dass).

Så tilbake til samtalen med min kollega som følte seg noe tynget over forbedringsarbeid og «jakten på» problemer. Den samtalen og de tankene som Rachel McAssey skrev om har endret noe på min egen inngang til forbedringsarbeid og problemløsning. Samtidig ønsker jeg å uttrykke sterk tro på at en aktiv holdning til kontinuerlig forbedring og problemløsning vil hjelpe oss som organisasjon å sammen forbedre det vi gjør for våre studenter og ansatte. Og ikke minst at det å bli god til kontinuerlige forbedring krever trening, trening og trening. Faktisk på lik linje med alt annet vi ønsker å bli god til. Et interessant spørsmål i så måte er: Hvem tenker du øver mest – de som er best i sin gren, eller de som er nokså gode? Der har du også mitt perspektiv: Ved UiT jobber vi med forbedring, ikke fordi vi er dårlige, men fordi vi er gode og fordi vi ønsker å fortsette å være gode.

For oss ved UiT, kollegene som kontinuerlig må gjøre jobben med å ta små skritt fremover, kan det være en idé å sette de små daglige stegene i sentrum. Lager vi oss mål som er lette å se, blir det fort enklere å se fremgang. Det er enkelt å forholde seg til. Forbedring gir jo størst mening når det er til det beste for den enkelte og teamet som skaper dem.

-Svein Are Tjeldnes

10 people like this post.

Hidden Figures

Movie posterNoen ganger, når jeg trenger det som mest, er inspirasjonen like fraværende som toget på strekningen Narvik – Tromsø. Og jo mer jeg prøver å tvinge frem inspirasjonen, jo tommere og tyngre føles hodet. Andre ganger så treffer den meg derimot når jeg minst venter det, eller når jeg ikke trenger det. Det kan til og med være vanskelig å se noe mønster i hva som inspirerer meg eller ikke. Det kan føles som en tilfeldighet, eller kanskje man ikke engang tenker over hva som utløste inspirasjonen denne gang. I dette konkrete tilfellet vet jeg faktisk akkurat hva det var som inspirerte meg til å starte på denne bloggen, nemlig Kevin Costner som gikk løs på et toalett-skilt med full kraft i filmen Hidden figures.

Costners karakter i filmen fremholder hele tiden at de har behov for løsninger som ikke finnes enda, og går som leder foran med handlekraft i den nevnte scenen. Vi trenger både ledere og medarbeidere som gjør nettopp det – går foran og viser vei i søken etter løsninger som vi ikke kjenner. Som Costner sier det: Vi må se forbi der vi er – vi må allerede være på månen for å komme dit.

De viktigste stemmene i filmen hører likevel til Katherine, Mary og Dorothy. Tre svært kompetente damer i 60-tallets NASA som kjemper sin kamp for retten til å bidra på lik linje med de andre (hvite menn i sort bukse og hvit skjorte). Hindringene de, eller vi, møter trenger ikke være av ondskap, inkompetanse eller vrang vilje. Det er nok at vi er konforme og forholder oss til kulturen: «Det er ikke sånn vi gjør det her». Forbedring og endring krever at noen går foran – er først ute. Gamle ideer, fastgrodde rutiner og konserverende kultur må utfordres og bekjempes.

PictureTittelen på filmen spiller selvfølgelig på flere ting, men i min plutselige inspirasjonssone handler den om å se det åpenbare som tilsynelatende er skjult rett foran nesen din. For vår del, ved UiT, handler forbedringsprosessen og kontinuerlig forbedring om å trene på å se disse tingene. I mange tilfeller erfarer jeg at løsninger på problemer ligger snublende nær, men akk så vanskelige å gripe. Og som i filmen, når Mary går til retten for å få gå på en hvit skole, eller når Dorothy «stjeler» en bok for å lære seg programmering, eller når Katherine påpeker det åpenbart idiotiske med adskilte toaletter, så må man av og til kjempe litt for å få satt gode ideer ut i livet.

Gå gjerne å se filmen, jeg anbefaler den sterkt. Men like så viktig: Tren på å se de åpenbare og enkle løsningene som omgir oss – og vær beredt på å kjempe litt for dem.

– Svein Are Tjeldnes

7 people like this post.

Hvor enkelt kan forbedring være?

Friskmeld ordet hvorfor, og forbedring blir enkelt.

Forbedring kan være å ha mot nok til å stille seg selv spørsmålene: «Hvorfor gjør jeg dette? Kan jeg selv, eller andre, få en bedre arbeidshverdag ved at jeg gjør dette på en annen måte?» Sett av tid i arbeidshverdagen til å stille deg selv og andre spørsmålet hvorfor et par ganger hver dag. Det vil ha umiddelbar effekt.

A3-skjema

Ved forrige internseminar (persøk, Helsefak)  gikk hele seksjonen igjennom verktøyene A3, fiskebein og 5xhvorfor. De ulike fagfeltene plukket seg områder de oppfattet som utfordrende og brukte de ulike verktøyene til å finne mulige årsaker og løsninger som kunne forbedre dagens praksis. 3 av 4 fagfelt implementerte endret praksis påfølgende uke. Forbedring er en lettelse. Å gjøre noe bedre i dag enn i går – det gir en god følelse.

3 ting jeg har erfart som gjør forbedring enkelt og givende:

  1. Lær verktøyene A3, 5xhvorfor og fiskebeinsdiagram (tar mindre tid enn du tror)
  2. Friskmeld ordet hvorfor (er vanskeligere enn du tror)
  3. Vær fornøyd med de små forbedringene (er så utrolig mye herligere enn forventet)

Grete Sagerup

10 people like this post.

Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre

Første Lucia-dag (er det lov å si det?) arrangerte forbedringsprosessen ved UiT et erfaringsseminar med fokus på problemløsningsteknikker. 20 nysgjerrige medarbeidere benyttet to timer av arbeidsdagen til å lage en arena for å lære av hverandre, og ikke minst utfordre hverandre på systematisk og praktisk problemløsning.erfaringsseminar-h16a

Etter en kort innledning fikk deltakerne anledning til å prøve ut både A3, fiskebeinsdiagram og 5 x hvorfor i praksis. Selv om formålet med seminaret først og fremst var at deltakerne skulle få testet ut noen av verktøyene var det ingen tvil om at det var høyst reelle problemer som ble satt under lupen. Blant annet fikk tema som forsinket sensur, og unyttige/ineffektive møter både engasjementet og temperaturen opp. mal-a3-uita

A3 (og ja, navnet kommer fra arkstørrelsen) er en systematisk tilnærming til problemløsning, der styrken ligger i å sikre sammenheng mellom problem, årsak og tiltak. I tillegg legges det vekt på å omsette foreslåtte tiltak til konkrete handlinger, bli enige om hvem som har ansvar for gjennomføring og til hvilken tid. Alt i alt enkle og fornuftige grep, men satt i en ramme som gjør det enklere å gjennomføre.

Fiskebeinsdiagram og 5 x hvorfor er enkle skjema som kan benyttes for å bryte årsaker til problemer ned i flere elementer slik at det blir lettere å identifisere hvor målrettede tiltak bør settes inn. Begge metoder/skjema kan benyttes i samband med en A3, men også utenfor.

Alt i alt gikk de to timene på 14. desember svært fort, og en enkel tilbakemelding via Kahoot! viser at de som deltok på seminaret fant det nyttig for egen del (61 % «ja uten tvil» og 33% «ja, litt). Flinke og engasjerte folk, det har vi ved UiT.

Dersom du har spørsmål eller bare er litt nysgjerrig på A3, fiskebeinsdiagram eller 5 x hvorfor er det bare å ta kontakt med svein.are.tjeldnes@uit.no

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.

Arkivet – de bare gjør det!

Noen ganger må man bare klype seg i armen. Ikke fordi det har noen effekt i grunnen, men rett og slett som en symbolsk handling. Et tegn på at noe du opplever eller kommer over er usedvanlig bra. Sist fredag hadde jeg et sånt klyp-meg-i-armen-øyeblikk. Jeg passerte pausearealet til arkivtjenesten ved UiT Norges arktiske universitet på vei til mitt eget kontor, men måtte stoppe opp ved noe som fanget interessen min.

Arkivet ved UiT har nylig endret organisering og intern arbeidsform fra en ordning der enkeltpersoner hadde ansvar for enkeltenheter, til teamorganisering der hele team tar ansvar for felles oppgaver. For å sikre god kontakt med enhetene, og ikke minst avklare forventninger til hva de skal levere har de skrevet en god og tydelig sørviserklæring. Les gjerne hele, men et lite eksempel:

“Telefoner skal besvares raskt, vi bestreber oss på å svare innen ett minutt. Dersom ingen hos oss er tilgjengelige vil vi alltid ringe deg opp igjen så snart vi er ledige.”

På denne måten håper de å tilby bedre, sikrere og mer robuste tjenester til hele UiT. Så tilbake til det som fanget interessen min. På en helt enkelt veggplakat har arkivet laget seg et konkret system for kontinuerlig forbedring i praksis. Et system for felles problemløsning 20161111_144647i og på tvers av de nye teamene de har etablert. Systemet er så slående enkelt og samtidig så slående effektivt. På kort tid kan et problem løftes fra skuldrene til den enkelte medarbeider og inn som teamets felleseie, hvor løsninger diskuteres og deles umiddelbart. Mer skal det ikke til i sin enkleste form. En veggplakat med to kolonner og tre rader. En kolonne merket «problem» og den andre «løsninger», med rader for hvert enkelt team. Så snart et problem oppstår skrives det ned på en post-it lapp og henges på tavla. Når teamet møtes kan problemet adresseres, forslag til løsning(er) diskuteres og implementeres. På denne korte tiden har man samtidig delt hele problemløsningsprosessen med alle medarbeiderne i teamet. Så snart problemet er løst flyttes lappen fra «problem» til «løsninger». Der henger den til løsningen(e) er testet og deretter implementert i en oppdatert rutinebeskrivelse.

Kort oppsummert: Klyp meg i armen, så heldig jeg er som jobber i en organisasjon som har ansatte som går foran og bare gjør det! Vil du vite mer om hvordan arkivet jobber med problemløsning og kontinuerlig forbedring kan du ta kontakt med Lill Heidi Steen eller Anita Dahlberg.

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.