Tag Archives: samhandling

Forbedring fordi vi er dårlige eller fordi vi er gode?

Forbedringsarbeid bør oftere handle om de små stegene, enn de helt store. For ikke så lenge siden fikk jeg anledning til å diskutere jobb og endring med flere kolleger, og spesielt ett synspunkt som ble fremført gjorde inntrykk. Sannsynligvis fordi jeg innimellom hører lignende utsagn i mitt arbeid som prosessveileder. Denne gang var diskusjonen av en art som gjorde at det som ble sagt festet seg, og jeg har tenkt på det noen dager. Min kollega fortalte nemlig at fokuset på forbedring i arbeidet noen ganger føltes hemmende og litt deprimerende. Hun følte det sånn at alt snakket om behovet for forbedring skyldtes at vi i utgangspunktet er dårlige til å løse oppgavene våre.

Rett etter denne samtalen publiserte min kollega Rachel McAssey fra University of Sheffield en blogg om samme tema, men med en vinkling som jeg tenker kan gi oss et godt perspektiv på forbedringsarbeidet og måten vi jobber på. Det hele handler om å kunne variere inngangen til problemløsing, som igjen er helt sentralt i forbedringsarbeid. Istedenfor å fokusere på å avdekke alle problemer i en prosess kan man velge en mer positiv utspørrende metode. I det minste som en variasjon og et tillegg til en mer standard problemløsningsmetode. Jeg anbefaler sterkt at du leser bloggen «Is problem solving a problem?».

Spørsmålet for meg dreier seg fort om hvorfor vi er interessert i problemer vi identifiserer. I lengden kan jeg godt skjønne at noen blir lei av å bare jobbe med problemer, men samtidig er det besnærende å tenke på hvorfor vi litt for sjeldent tar oss tid til å gjøre noe med de. Dette har Julia Holte Sempler og jeg skrevet om tidligere (Det brenn på dass).

Så tilbake til samtalen med min kollega som følte seg noe tynget over forbedringsarbeid og «jakten på» problemer. Den samtalen og de tankene som Rachel McAssey skrev om har endret noe på min egen inngang til forbedringsarbeid og problemløsning. Samtidig ønsker jeg å uttrykke sterk tro på at en aktiv holdning til kontinuerlig forbedring og problemløsning vil hjelpe oss som organisasjon å sammen forbedre det vi gjør for våre studenter og ansatte. Og ikke minst at det å bli god til kontinuerlige forbedring krever trening, trening og trening. Faktisk på lik linje med alt annet vi ønsker å bli god til. Et interessant spørsmål i så måte er: Hvem tenker du øver mest – de som er best i sin gren, eller de som er nokså gode? Der har du også mitt perspektiv: Ved UiT jobber vi med forbedring, ikke fordi vi er dårlige, men fordi vi er gode og fordi vi ønsker å fortsette å være gode.

For oss ved UiT, kollegene som kontinuerlig må gjøre jobben med å ta små skritt fremover, kan det være en idé å sette de små daglige stegene i sentrum. Lager vi oss mål som er lette å se, blir det fort enklere å se fremgang. Det er enkelt å forholde seg til. Forbedring gir jo størst mening når det er til det beste for den enkelte og teamet som skaper dem.

-Svein Are Tjeldnes

8 people like this post.

Noen ganger bør man gå over bekken etter vann, men ikke hver gang

Jeg har tidligere skrevet om hvor viktig det er å bygge gode internasjonale nettverk innen forbedringsarbeid, og jeg kommer snart til å gjøre det igjen. Samtidig bør vi prøve å unngå «gå over bekken»-fella hver gang. Det er jo ikke slik at det kun er internasjonalt samarbeid som er saliggjørende.

Vår nabo UNN har drevet med forbedringsarbeid og kontinuerlig forbedring lenge og har på mange måter vært en inspirasjonskilde for UiT i dette arbeidet. I går ble vi invitert til UNN for erfaringsutveksling og igjen opplevde jeg et godt eksempel på hvor lite det koster å lære av hverandre også i nærområdet.

Det er heller ikke slik at enhver erfaringsutveksling må involvere titalls personer og vare minst en dag. I forbedringsarbeidets natur ligger det jo en tilbøyelighet til å se på nytte i forhold til kostnad. Et halvdagsseminar som inkluderer 20 personer utgjør 80 arbeidstimer (nesten to ukeverk). Da bør vi være sikre på at seminaret tilfører verdi.

I løpet av gårdagens 2 timer fikk jeg og Karin Eilertsen anledning til å lære om UNNs forsterkede arbeid med kontinuerlig forbedring, læringspunkter fra besøk til Børneriget (hvor leanprinsipper tas i bruk ved bygging av nytt sykehus), læringspunkter fra lean-helse konferanse i Brüssel og ikke minst tips og triks i forhold til den konferansen vi selv skal arrangere i november 2018.

Jeg setter stor pris på initiativet fra UNN og tenker det er et par læringspunkter å ta med seg for oss, rent ut over erfaringene de presenterte:

  • Ikke gå over bekken etter vann hver gang (men noen ganger)
  • Å dele egen erfaring med andre gir læring også til egen organisasjon, ikke bare til mottaker
  • Folk som arbeider på UNN er ikke bare kompetente men også hyggelige

Takk til Merete Postmyr, Harald Lind og Kristin Paulgaard for to verdifulle timer.

– Svein Are Tjeldnes

6 people like this post.

Det brenn på dass!

The Lean HE Global Steering committee (some missing the photo-opportunity).

Last week we boarded a plane headed for the UK, with Leeds and Sheffield as our destinations, where we participated in meetings in the Lean HE Europe and Lean HE Global steering groups as well as a community of practice seminar. Moreover, as customs demand we took the opportunity to teach our UK friends a tiny bit of essential Norwegian, such as “Det brenn på dass” (sure we could have chosen worse phrases). Now, you might wonder where we want to go with this, but you’ll know in a minute.

As of 2016, UiT the Arctic University of Norway has been a steering group member of an international network for lean in higher education (HE). The Lean HE network is a global consortium of universities, all aiming to promote continuous improvement philosophies in HE through networking, the sharing of best practice and by supporting the delivery of a conference series. You can read more about Lean HE on the website: http://www.leanhe.org/

Building, participating in and contributing to a network for continuous improvement specific to higher education has been a chosen strategy for our improvement initiative, and it was early quite clear to us that we had to turn to international waters in order be part of a larger community. To tell a long story short: By a semi-planned search, we came across a UK-based network for lean in higher education – The lean HE Hub, and as soon as we reached out, we were warmly welcomed.

Det brenn på dass! But the University of Sheffield is clearly doing something about it.

So what about the title: “Det brenn på dass”. (It literally means that the toilet is on fire). In English, you would use the phrase “burning platform”, but our UK colleagues rather took to the Norwegian term as a somewhat more colorful description of a state of emergency. When the john/wc/toilet/loo/shitouse burns, you’re in dire trouble. If you don’t put that fire out you won’t be able to go about your business the next day, and we wouldn’t want that would we?

The thing is, we all want to move from an organisational state where we operate by firefighting and to a state where fires are prevented instead of fought. Collaboration ensures new perspectives, massive learning and makes it possible to reach for something further away than you could reach on your own. Maybe even a small step away from firefighting.

For us, being part of a larger community has been beneficial beyond our hopes. There is great value to meet and discuss with people who work with the same challenges as you do. Discussions, both formal and informal that gives new perspective to old problems, workshops and coaching-sessions where everyone brings a piece of an unknown solution and the recognition from peers – all part of a common effort to lift ourselves. In this way, networking itself adds value to our processes.

The next step in our international collaboration with other universities working with continuous improvement is a visit to UiT from John Hogg, Director of continuous improvement at the University of Strathclyde, Glasgow. During his Erasmus+ funded visit from the 18th to April 22, we will make the most of it, having planned several activities with different groups of people and of course an open community of practice seminar. Make sure to read more and sign on to this seminar!

What better way to illustrate the value of international collaboration than to make sure the learning is of mutual benefit to everyone.

-Julia Holte Sempler and Svein Are Tjeldnes

8 people like this post.

Hei du, skal vi møtes?

Copyright: Børge Lund

Har du noen gang sittet i et møte og lurt på hva i all verden du gjør der? Du merker det tidlig. Du faller ut litt, stemmen til den som snakker faller litt i bakgrunnen og tankene dine begynner å snurre rundt sakene på kontoret som du skulle gjort noe med. Mobilen din lyser opp og du registrerer at du fikk en mail fra en kollega. Så er du tilbake igjen og du oppfatter at hun som sitter ved siden av deg forteller hva hun jobbet med forrige uke. Hun snakker om et prosjekt som du er deltaker i og du lytter interessert. Etter en liten stund faller du ut igjen, med denne gang fordi du plutselig får det travelt med å forberede deg på hva du selv skal si når du som nestemann får ordet. Det blir din tur til å fortelle om hva du arbeider med, og du har behendig hentet frem de sakene du snakket om i forrige møte. Idet nestemann tar over benytter du sjansen til å sjekke den mailen som kom, og som kanskje kunne involvere deg på et vis.

Kanskje denne beskrivelsen ikke passer helt for deg, men jeg er temmelig sikker på at du selv og dine kolleger har opplevd noe lignende. I mange sammenhenger opplever jeg at kolleger både ved og utenfor UiT forteller at møter er «noe herk», «bortkastet tid» og «meningsløse». Du har sikkert selv hørt ulike møtevitser, som for eksempel “Møter, det sosialt aksepterte alternativet til å jobbe”.

I en hverdag der vi jobber med å effektivisere og forbedre arbeidet vårt er møter et åpenbart angrepspunkt. Jeg er ingen motstander av møter, men jeg er ihuga motstander av å være med på å skape sløseri i min egen organisasjon. Flere før meg har påpekt at effektivisering av møter ofte handler om hvordan du arrangerer møtet, hvem som kalles inn, hvordan ledes møtet, finnes det en agenda etc.

Jeg mener vi må starte med et helt annet spørsmål enn hvordan møtet forløper, nemlig: Trenger vi møtet? Dersom svaret er nei er verdens enkleste og mest tidsbesparende løsning snublende nær: Ikke arranger møtet! I tillegg mener jeg det ikke bare er en leders ansvar å vurdere om det er behov for et møte eller ikke. Dette er et ansvar som ligger til alle som innkalles, både i forhold til faste møter og mer ad hoc-baserte møter. Dersom det derimot er enighet om at det er behov for å møtes, da er det på sin plass å se nøye på hvordan møtet forløper. Det finnes utallige artikler på nett om effektive møter. Det er bare å gjøre et søk så finner du.

Min utfordring til deg, enten som leder eller medarbeider: Dersom du opplever å delta i ett eller flere lite effektive møter, prøv å få i gang en dialog med den som har innkalt til møtet med utgangspunkt i dette enkle spørsmålet: Hva ønsker vi å oppnå med å møtes? Husk at noen ganger kan det være nødvendig for andre møtedeltakere at du deltar, selv om du selv ikke ser den umiddelbare nytten.

Så – neste gang jeg innkaller til eller ber om et møte med deg, og du ikke uten videre ser hva vi skal oppnå med å møtes: Vær så snill å si det til meg, så kanskje vi slipper å kaste bort både din og min tid.

-Svein Are Tjednes

25 people like this post.

Flyt i prosesser er samhandling

I forbedringsprosessen ved UiT, og i forbedringsprosesser generelt, snakkes det gjerne om flyteffektivitet (fokuserer på behov) og ressurseffektivitet (fokuserer på utnyttelse av interne ressurser). Niklas Modig og Pär Ålström har gitt en svært god beskrivelse og et sterkt eksempel på forskjellen i boken «Dette er lean», og jeg vil ikke gå nærmere inn på det her. (Boken gir for øvrig en god grunnleggende innføring i lean, og jeg anbefaler den gjerne. Konseptet effektivitetsparadokset kan vi lett kjenne oss igjen i ved UiT.).

Jeg ønsker heller å dele noen tanker og personlige erfaringer om flytopplevelsen av flyt i prosesser. Jeg går sterkt ut fra at du også har opplevd at arbeidet noen ganger bare glir av sted, nesten av seg selv. Opplevelsen av at det som i går var vanskelig, i dag oppleves latterlig enkelt, og at du ikke kan forstå hvorfor du ikke fikk det til dagen før. Noen ganger bare er det slik. Eller?

Er det mulig å øke sjansene for å få den gode flytfølelsen – kan man så og si «trene» eller øve seg til bedre flyt? Jeg kan ikke gi et definitivt eller vitenskapelig svar på det, men jeg opplever ofte at øving og trening gir resultater på mange områder og det kan neppe skade.

Hvis vi derimot ser på opplevelsen av flyt, eller god glid, i prosesser hvor arbeidet skjer som en rekke transaksjoner mellom flere medarbeidere er jeg derimot fullstendig overbevist om at øving og trening hjelper. Det er i denne sammenheng jeg selv kjenner at flyt ER samhandling. Jo oftere, bedre og riktigere vi samhandler, jo bedre vil vi oppleve at oppgaven eller arbeidet glir. Dette kan og bør vi absolutt øve på. Det er ikke vanskeligere enn å øke bevissthetsgraden rundt hva vi gjør og hvordan vi samhandler, og samtidig rigger oss til med et rammeverk for hvordan vi utvikler det videre.

Det virker å være uvanlig å tenke at administrativt arbeid krever øving, mens vi i andre sammenhenger finner det helt naturlig. Ikke minst i idretts- eller kultursammenheng. Det er svært få som ikke tenker at å bli god på ski, i fotball, på gitar, trommer eller som orkestermusiker krever øving og trening. I mange samhandlingssituasjoner, også på jobb, er det ikke nok for meg å være god til å utføre min oppgave (eller beherske mitt instrument og min stemme). Jeg må også vite noe om hvilke oppgaver eller horn2afunksjoner de andre kollegene mine har. Nå for tiden øver jeg sammen med Tromsø Brass for å delta i Norgesmesterskapet i Bergen i februar. Det krever uten tvil mye øving, og ikke bare må jeg kunne min egen stemme – det krever absolutt at jeg kan mye om hva de andre gjør og når de gjør det. Jeg kan fokusere så mye jeg vil på mine åttende- og sekstendedelsinnslag, men så lenge jeg ikke vet at mine åttendedeler skal passe inn sammen med f.eks. kornett og tromboner sine, blir verken helheten eller resultatet bra.

Når vi derimot øver/trener og har god kunnskap om våre kollegers eller medspilleres oppgaver, da ligger det til rette for at det kan bli bra. Virkelig bra. Sånn kan vi fint tenke i administrasjonen ved UiT også.

PS: Tromsø Brass sin fremføring under NM kan du se direkte på tv2Sumo fredag 3. februar kl. 1230.

 – Svein Are Tjeldnes

3 people like this post.