Skrevet av førsteamanuensis Gro Alteren, Handelshøgskolen ved UiT.

Regjeringen har begynt å utvikle planer for å styrke norske bedrifters posisjon i utenlandske markeder. Men planer er ikke nok for å lykkes; bedriften må ha forhandlingskompetanse for å få i havn gode avtaler. Hvert år taper norsk næringsliv store summer fordi de forhandler dårlig i markeder som er kulturelt krevende. Sjansene til å få i havn gode avtaler øker hvis bedriftene finner medarbeidere med et åpent sinn og evne til å tilpasse sin forhandlingsstil.

Åpent sinn og fleksibel forhandlingsstil skaper gode relasjoner. Foto: Lightfield/mostphotos.com

Kultur uttrykkes i våre sosiale omgivelser. Som i hvordan samfunnet er organisert med institusjoner, økonomiske systemer og lovgivning. Det kommer også frem i hvordan vi omgås med hverandre og hvilke verdier og tro som er fremtredende. Kulturelle forskjeller mellom forretningspartnere skaper usikkerhet fordi partene har ulike strategier og ulike stiler i hvordan man kommuniserer. Det kan gjøre det vanskelig å forstå hverandres interesser og prioriteringer.

Hvis disse utfordringene ikke håndteres av kompetente personer, blir det vanskelig å få informasjon som er viktig for å oppnå gode avtaler. Å få til en god kommunikasjon hvor begge parter deler viktig informasjon er avgjørende for å øke felles forståelse. For å bygge tillit er det viktig at utveksling av informasjon kommer begge parter til gode. I mange land er tillit et viktig grunnlag for å gjøre forretninger med utenlandske bedrifter. Tillit mellom partene påvirker bedriftens økonomiske og strategiske mål i positiv retning. Tillit er også en forutsetning for å finne gode løsningene når det oppstår problemer.

Åpent sinn og fleksibel forhandlingsstil skaper gode relasjoner

Jeg har vært med å gjøre forskning i den eksporterende sjømatnæringen. Det vi fant ut var at ansatte som har et åpent sinn og en fleksibel forretnings- og forhandlingsstil lykkes bedre med å etablere gode relasjoner med kunder i forskjellige kulturer (som i for eksempel Russland, Kina og Japan). Å ha et åpent sinn betyr at personen stiller spørsmål til etablerte «sannheter» av situasjonen og kunden, og er åpen for ny informasjon. En person som er åpen vil fange opp ulike taktikker som forretningspartneren bruker.

Å ha et åpent sinn er viktig for å kunne gjøre tilpasninger av forhandlingsstil som passer til situasjonen. Da reduseres risikoen for å bli utnyttet av en utenlandsk partner. Med andre ord, en person som kan tilpasse sin forretnings- og forhandlingsstil til den kulturelle sammenhengen og partnerens forhandlingsstil kan påvirke kommunikasjonen på en god måte.

Det er dyrt å ansette feil person

Det er et konkurransefordel å lykkes med forretninger i markeder som er kulturelt forskjellig. En bedrift med erfaringer fra disse markedene får mer kompetanse og gjør det enklere å utvide i andre lignende markeder. Men det kan bli dyrt å ansette «feil» person til å ivareta kunder og forbindelser i markeder som har store kulturelle forskjeller fra Norge. For å lykkes krever det personer som er gode til å redusere usikkerhet og etablere relasjoner.

En som overser viktig informasjon og trekker feil konklusjoner risikerer å ende opp med en dårlig avtale. Å investere i trening av denne personens forhandlingsferdigheter vil nok gi liten gevinst.

Hvordan kan man velge riktig kandidat?

Personlige egenskaper som graden av et åpent sinn er ofte stabil og vanskelig å endre. Bedriftsledere bør derfor rekrutterer personer som har høy grad av et åpent sinn. De med et åpent sinn er klare til å utvikle ulike forhandlingsstrategier og opplæringen vil være mindre krevende.

For å finne en person med åpent sinn bør man bruke flere verktøy i utvelgelsesprosessen. Foto: Lightfield/mostphotos.com

For å rekruttere riktig person må flere verktøy kombineres. Bedriften bør bruke intervju og spørreskjema for å avdekke «åpenheten». For eksempel holdningen til alternative tolkninger av en situasjon, holdning til ny erfaring og informasjon og evne til selvrefleksjon. Det bør også arrangeres rollespill som utfordrer kandidatens evne til å være fleksibel. Kandidaten må få teste seg i mer enn et rollespill, og gjerne med ulike team og motparter. Den utvalgte kandidaten må få oppfølging og veiledning av en kollega som har erfaring med å forhandle i kulturelt krevende markeder. Det kan skje ved at den nyrekrutterte blir en del av forhandlingsteamet, og blir med på forretningsbesøk. Da vil forhandlingskompetansen som allerede er i bedriften bli overført og videreutviklet av nye personer.

“En person som ignorerer viktig informasjon og trekker gale konklusjoner om kunden og markedet, risikerer å ende opp med en dårlig avtale”