Mange forbedringsprosesser har vært gjennomført på universitetet, men likevel er det vanskelig i ettertid å måle effekten av forbedringen. Det er ikke det at vi ikke har tenkt på gevinster i løpet av prosessen, fordi det har vi gjort, og vi vet at det er viktig å måle gevinster. Likevel ser vi i ettertid at det ikke er så lett å måle gevinster i forbedringsprosesser – hvorfor er det egentlig slik?
For å finne ut mer om hvordan vi kan bli bedre på å måle gevinster av forbedringsarbeid og endringsprosesser reiste vi på Erasmus+ utveksling til University of Stratchlyde i Glasgow for å lære av de beste. Det ble en svært lærerik uke og her deler vi noen av erfaringene med dere.
Gevinster
Enhver forbedringsprosess bør begynne med en økt der man tenker gjennom hva som er målet for forbedringsprosessen og mulige gevinster. En gevinst i denne sammenhengen er definert som «Forbedring som gjennom bruk av innsamlet data viser positiv endring over tid».
Vår erfaring er at vi ofte definerer gevinster som mål (det vi ønsker å oppnå / fremtidig tilstand), et tiltak (det vi ønsker å gjøre for å oppnå våre mål) eller selve produktet/tjenesten som kommer ut av forbedringen (for eksempel en søkerhåndbok, en rutinebeskrivelse osv). Hvis en gevinst er definert som et mål, for eksempel «Likt tjenestetilbud», må vi bruke litt tid til å tenke over hva som kan være gevinster av å ha et likt tjenestetilbud. Til hjelp i arbeidet med å sortere mellom definisjoner av mål, tiltak og gevinster har vi utarbeidet et verktøy alle kan bruke (https://uit.no/om/forbedringsteamet).
Gevinstplan
Når gevinstene er funnet og definert riktig må vi tenke gjennom hvordan vi kan måle dem. Vi må finne riktige og gode målepunkter som gjør det enkelt å vise endring (forbedring) uten at det tar alt for mye arbeidstid. I tillegg må vi tenke gjennom hvordan og når målingen skal foregå og av hvem. Ved Strathclyde bruker de en gevinstplan for å samle all informasjon om måling av gevinster. Det gjør at de lett kan følge opp at grunnlagsdata blir målt før forbedringsarbeidet begynner. Dette er superviktig, uten grunnlagsdata blir det nesten umulig å se om forbedringsprosessen har noen effekt eller ikke, og hva gevinsten er. På slutten av forbedringsprosessen, når tiltak er implementert, skal gevinstplanen brukes på nytt for å måle effekten av forbedringsprosessen.
Etter besøket i Glasgow ser vi at de klarer å måle gevinster i sine forbedringsprosesser ved å definere gode og målbare gevinster i tillegg til å måle grunnlagsdata i forkant av en forbedringsprosess. Ved å gjøre tilsvarende endringer i våre forbedringsprosesser vil også vi bedre kunne måle gevinster i våre prosesser. Dette er en relativt liten endring som kan få stor effekt, og vi har stor tro på at vi skal få til denne endringen.
Lyst å lære mer? Se nærmere på Strathclyde sin guide: A Guide to Evidencing the Benefits of Change in Higher Education.
-Frank Lindrupsen og Karin Eilertsen
