Hvordan jobbe med endringsarbeid i en travel hverdag

Endringsarbeid er en viktig del av mange organisasjoner. Det handler om å tilpasse seg nye situasjoner, utfordringer og muligheter, som helst bør resultere i et positivt resultat.  Men endringsarbeid er ikke alltid lett. Selv for oss i forbedringsteamet, som har kunnskap og ferdigheter for å lede og støtte endringsprosesser, kan det av og til være vanskelig å gjøre endringer i daglige rutiner. Hvorfor er det slik? I dette blogginnlegget vil jeg dele noen refleksjoner fra egen hverdag.

Tidligere i høst overhørte jeg min datter spørre sin storebror om han kunne forklare hvordan man bøyer verb på spansk. Svaret hun fikk var å be ChatGPT å forklare det for henne. Det var et svaralternativ jeg ikke hadde tenkt på i det hele tatt, men som for 16-åringen var en selvfølge. Denne samtalen fikk meg til å reflektere over at det skjer endringer rundt oss og at noen (i dette tilfelle min sønn) er raskere å teste ut nye system, når andre (deriblant meg selv) ikke tar seg tid til det samme. Kanskje er interessen min for å teste nye system ikke stor nok, men jeg vil si at det vel så mye handler om er at jeg ikke tar meg tid til å utvikle nye ferdigheter og ta de inn i mine daglige rutiner. Dette kan jo resultere i at jeg går glipp av muligheter for å jobbe smartere og få en mer effektiv arbeidshverdag.

Akkurat det siste om å gjøre hverdagen mer effektiv er noe som vi i Forbedringsteamet ser nærmere på i høst. Vi observerer at vi skriver ned og fordeler arbeidsoppgaver i ulike systemer, det kan være i Planner, Excel, på epost, i chatt osv. Vi syns jo selv at det er gode grunner til dette, men når man tenker over det så tar det faktisk litt tid å finne oppgavene, og vi risikerer å glemme av oppgaver (noe vi også gjør innimellom). Et forbedringsforslag er derfor å samle oppgaver fra ulike Office systemer i noe som heter «To Do» eller «Tasks levert av Planner og To Do». Umiddelbart kan det høres forlokkende ut å samle alle oppgaver ett sted, men vi vet ikke om det vil gjøre hverdagen vår enklere eller om vi må bruke mer tid på forarbeid for å få det til. Dette skal vi undersøke nærmere og teste ut.

I endringsarbeid generelt er det viktig med god forankring, informasjon og involvering. Dette har vi på plass i vårt lille team, men vi må også ta oss tid til å bli kjent med et nytt system og endre på våre egne rutiner. Kanskje er det her endringsarbeidet møter motstand. I en allerede travel hverdag er det fort gjort å tvile på om endringsarbeidet vil føre til en bedre hverdag og om vi har kapasitet og kompetanse for å få det til.

“Minn meg på igjen om hvorfor vi gjør dette”

Om det er noe vi har lært gjennom årene så er det at man må ha tålmodighet når man jobber med endrings- og forbedringsarbeid. Tålmodighet og tid er kanskje nøkkelen også her i et arbeid som tilsynelatende ikke haster, men likevel kan være viktig. Ved å bryte opp arbeidet i mindre deler og ta litt av gangen over en lengre periode kan vi skape kapasitet til å jobbe med endringsarbeid som på sikt kan gi oss en mer effektiv hverdag.

-Karin Eilertsen