Tag Archives: Collaboration

A taste of a successful online conference

Online-600x600-Lean-HE-Conference-This October we had planned to travel to Glasgow to present at the international Lean in Higher Education Conference. As it came closer, it was obvious that the conference could not be held as a traditional face-to-face event. For our part it was both disappointing not being able to visit Glasgow, and at the same time invigorating to experience a novel way to take part in a conference. Many questions presented themselves as we planned for the event. Would it feel like a conference, how could we deliver an interactive workshop online and would we be able to network and meet colleagues in informal ways?

Over the last two years, we have learned how to deliver workshops online, knowing full well that we have to take a different approach compared to a face-to-face environment. To some extent, online facilitation and workshops can be just as fruitful as “the real deal”. It is for instance far easier to use digital tools, creating live output.

Our main concern was how the online conference could deliver value when it came to networking and connectivity. After the full three days, we were amazed. On my part, I was clearly entering the “conference bubble” when it came to learning and inspiration – and for large parts also for the networking (both the formal and informal parts). The brilliant people participating aside: The main reasons for this were:

  • the thorough professional preparation from the conference team at Strathclyde University, with John Hogg at the wheel, and
  • The use of a professional online conference platform.

Conference and learning sessions aside, my reflections quickly turns to our own organization. Would we be able to deliver an online conference experience as good as this one? I believe we couldn’t as of now. I do believe we have the capability to do so when it comes to having dedicated and innovative people, but I also believe we are in dire need of a professional online conference platform to cover the needs for the next few years. It is simply not enough to use MS Teams or Zoom solemnly, to deliver high quality online conferences.

-Svein Are Tjeldnes

Be the first to like.

Unlike

Bedre møter med “flipped classroom”?

Kan man bruke prinsipper fra undervisningsmetoden omvendt undervisning (flipped classroom) på et arbeidsseminar eller møte? Tanken slo oss nylig etter å ha holdt en presentasjon og det atter en gang ikke var nok tid til alle spørsmål, refleksjoner og diskusjoner. Flipped tekst

Noen ganger har vi behov for å informere og i tillegg diskutere og avklare spørsmål i et møte, men i en hektisk arbeidshverdag med full møtekalender er det ikke alltid nok tid til dette. En vanlig men ikke særlig effektiv løsning er å utvide møtetiden, særlig ikke når folk med fulle kalendere skal delta i møtet. Vi har derfor i det siste forsøkt en ny tilnærming, inspirert av undervisningsmetoden omvendt undervisning. Som en test har vi spilt inn presentasjoner (gjennom bruk av Teams og lastet opp i Stream) som møtedeltakerne har fått på forhånd. På denne måten har vi frigjort tid i selve møtet til diskusjoner. (Her er et av våre egne eksempler på innspilt presentasjon: Hva er fremragende service?)

Totalt sett sparer vi ikke så mye tid på dette, men kanskje øker vi fleksibiliteten for møtedeltakerne ved at deltakerne kan forberede seg til møtet når det passer dem. Opplegget forutsetter så klart at møtet har en tydelig agenda, hvor oppgavene som må forberedes forklares godt, og ikke minst at deltakerne faktisk forbereder seg.

19360644-flipped-classroom-concept-on-blackboardDe siste ukene har vi testet dette ut med rundt sytti ansatte på UiT, og det viser seg at de aller fleste har forberedt seg godt ved å se på presentasjonsfilmene på forhånd. Flere har meldt fra at de er fornøyde med å kunne forberede seg på forhånd, mens noen har sagt at de syntes det ble litt vel mye forarbeid. Selv opplever vi at diskusjoner og refleksjoner i møtet får høyere kvalitet når deltakerne har sett på presentasjonene på forhånd. Dersom du vil lese mer om effekten av omvendt undervisning kan vi anbefale denne artikkelen skrevet av Torstein Låg og Rannveig Grøm Sæle: Does the Flipped Classroom Improve Student Learning and Satisfaction? A Systematic Review and Meta-Analysis.

Det er alltid interessant å utforske noe nytt og lære mer. Gode møter forutsetter at de som deltar er forberedt til det som skal skje, men ikke alle møter trenger videopresentasjoner som forberedelse. Skal du derimot arrangere et møte/workshop der diskusjoner og refleksjon er den viktigste delen, og det er behov for en introduksjon/presentasjon først, så kan teknikker fra omvendt undervisning være noe å teste ut.

Uavhengig av ideen om å bruke omvendt undervisning, så mener vi at vi ved UiT har stort potensiale for å gjøre møter bedre ved å hjelpe deltakerne til å forberede seg. Neste gang du sender ut en møteinvitasjon kan du jo teste hvordan det fungerer å lage en enkel agenda og en enkel instruks om hvordan deltakerne best kan forberede seg til møtet.

-Karin Eilertsen

Be the first to like.

Unlike

Sammen bygger vi fremtidens universitetsadministrasjon

Det siste året har vi jobbet mye med utviklingsprogrammet for administrasjonen, med mål om å skape helhetlige tjenester for våre brukere. Sammen med de andre som har deltatt i arbeidet med å utvikle og brukerteste UiTs tjenestekart, og i møter/diskusjoner med ansatte og ledere har vi utfordret oss i å tenke nytt om service, tjenester og hvordan vi kan samhandle på tvers av den organiseringen vi har. Samtidig er det fortsatt mange som ikke har hørt så mye om utviklingsprogrammet og da passer det jo fint å skrive en blogg om pilotarbeidet som starter i disse dager.

Utviklingsprogrammet (2)Utviklingsprogrammet består av seks løp. I starten har vi jobbet mest med løpet Tjenestetilbud. Tanken er at når vi vet hvilke tjenester administrasjonen faktisk tilbyr så kan vi jobbe videre med arbeidsprosessene som inngår i tjenesten, kommunikasjon internt og eksternt og diskutere hvordan tjenestene kan ledes. Utviklingsprogrammet er i realiteten et stort kulturarbeid der vi bygger felles identitet og en profesjonell servicekultur.

Vår første versjon av et tjenestekart ble utviklet gjennom hele 2020. Kartet i seg selv vil jo aldri være statisk og vil alltid være i endring, men det gir oss en mulighet til å se på våre tjenester på en annen måte enn vi er vant til. Tjenestene på kartet sier ikke noe om hvem som bidrar inn eller utfører jobben, og en tjeneste på kartet vil for en bruker (altså de vi i adm gjør jobben for) oppfattes som helhetlig. Den første versjonen av tjenestekartet er nå så god som vi kan lage den med innsats først og fremst fra administrasjonen. Det er nå arbeidet virkelig starter med å se nærmere på hver enkelt tjeneste.

Fem tjenester er, etter en bred prosess, valgt ut som piloter som settes i gang nå i mars og over en periode på ca 12 uker. I pilotene skal vi sette opp et virtuelt serviceteam for hver tjeneste, og dermed teste ut hvordan samhandling kan foregå på tvers av enheter og administrative nivå. Et serviceteam vil bestå av ansatte som jobber innenfor området for den enkelte pilot, uavhengig av nivå og hvilken enhet man er ansatt i. Sammen med brukerne av tjenesten skal teamet arbeide med å forstå brukernes behov og forventninger til tjenesten, og hva god service i tjenesten innebærer.

Alle tjenester er ulike. Noen har jobbet mye med å beskrive innholdet i tjenesten og det finnes allerede gode samarbeidsarenaer for de som jobber i tjenesten. Andre tjenester på tjenestekartet må starte med å definere hva tjenesten er, og hva den faktisk inneholder. Dette gjør at de ulike pilotene vil ha behov for å arbeide med forskjellige problemstillinger til ulik tid. Det viktigste er at brukernes stemme kommer godt med i arbeidet.

Hvis du ønsker å lære mer om utviklingsprogrammet og ikke minst arbeidet med pilotering av tjenester kan du sjekke ut disse to filmene (filmene ligger på UiT Stream og vil bare kunne sees av ansatte ved UiT):

FILM: Om utviklingsprogrammet og arbeidet som er gjort til nå (12 minutter)

FILM: Om pilotering av tjenester som starter nå i mars 2021 (19 minutter)

Har du spørsmål om utviklingsprogrammet og/eller pilotfasen, ta kontakt med Karin Eilertsen eller Svein Are Tjeldnes.

-Karin Eilertsen og Svein Are Tjeldnes

Be the first to like.

Unlike

Healthy meeting standards promote successful employee responsibility

“I glance at my watch – my present meeting has not ended, yet my next meeting has already started.”

This particular feeling is not a pleasant one. Successful employee responsibility has, among other things, to do with making sure to arrive on time for meetings. møtevett UiT UiT has therefore decided that all meetings are to start 15 minutes past the hour and end no later than on the hour sharp. As a result we are all set and ready to practise successful employee responsibility. However, this requires that everyone must follow up regarding this!

In addition to arriving on time successful employee responsibility requires that you always attend a meeting well prepared. It is quite likely that your presence at a particular meeting isn’t simply a coincidence. There is someone who would like to hear your point of view, your perspectives and your attitude regarding a particular matter. And if you happen to be uncertain about your participation at a particular meeting, do ask!

According to UiT´s strategy, we will have outstanding management and employee responsibility. This means, among other things, that we must encourage and back one another, make our colleagues efficient and avoid second rounds. Once you are at a meeting raise your hand and express your point of view and share your thoughts and ideas. It is too late to do this in the corridor after the meeting only to the person who was sitting next to you. Disagreements at a meeting are not only allowed, but even an advantage as each of us has different competences and views, and this ensures that all aspects of a matter will be discussed. It is very rarely the case that someone has the key, but rather so that a favourable conclusion/solution is reached through dialogue. However, do stick to the agenda.

Just as important as contributing is listening! When you have a lot of enthusiasm related to a particular matter, it is essential to really listen to others rather than focusing on your own next argument.

Occasionally you may notice that a colleague/manager is becoming frustrated or annoyed, and then you must keep in mind that the reason for this reaction may be his/her immense enthusiasm. Make sure that you treat this colleague/manager with respect and be curious about the reason for his/her point of view.

We have grown into a large multi-campus university. How do we take this into consideration when we are organizing a meeting? Should those who are available and present meet in person and those few who are not join the meeting “on the wall”/digitally? If we are to organize a meeting in accordance with successful employee responsibility and if the topics in question allow for this, the main rule is as follows: If one participants must join the meeting “on the wall”/digitally, all participants must sit at his/her individual PC! This represents successful employee responsibility in that this makes everyone feel included and every participant attends the meeting in an equal manner. Further, everyone raises his/her hand in the same way, and both sound and audio/video are the same for everyone irrespective of their geographical location. When all participants sit at their own PCs, the effect is increased flexibility for all participants, and this may represent the most efficient and environmental form of meeting with respect to certain meetings.

If you are participating at a meeting digitally, mute your microphone when you are not talking and SWITCH YOUR CAMERA ON! This represents successful employment responsibility! How do you like talking to a “wall”/picture compared to talking to a number of live faces who nod, smile and really listen? Give that a thought next time you participate at a meeting.

Link to UiT meeting standards. (English version)

Have a successful meeting!

Best regards,

-Gunhild

Be the first to like.

Unlike