Det siste året har vi jobbet mye med utviklingsprogrammet for administrasjonen, med mål om å skape helhetlige tjenester for våre brukere. Sammen med de andre som har deltatt i arbeidet med å utvikle og brukerteste UiTs tjenestekart, og i møter/diskusjoner med ansatte og ledere har vi utfordret oss i å tenke nytt om service, tjenester og hvordan vi kan samhandle på tvers av den organiseringen vi har. Samtidig er det fortsatt mange som ikke har hørt så mye om utviklingsprogrammet og da passer det jo fint å skrive en blogg om pilotarbeidet som starter i disse dager.
Utviklingsprogrammet består av seks løp. I starten har vi jobbet mest med løpet Tjenestetilbud. Tanken er at når vi vet hvilke tjenester administrasjonen faktisk tilbyr så kan vi jobbe videre med arbeidsprosessene som inngår i tjenesten, kommunikasjon internt og eksternt og diskutere hvordan tjenestene kan ledes. Utviklingsprogrammet er i realiteten et stort kulturarbeid der vi bygger felles identitet og en profesjonell servicekultur.
Vår første versjon av et tjenestekart ble utviklet gjennom hele 2020. Kartet i seg selv vil jo aldri være statisk og vil alltid være i endring, men det gir oss en mulighet til å se på våre tjenester på en annen måte enn vi er vant til. Tjenestene på kartet sier ikke noe om hvem som bidrar inn eller utfører jobben, og en tjeneste på kartet vil for en bruker (altså de vi i adm gjør jobben for) oppfattes som helhetlig. Den første versjonen av tjenestekartet er nå så god som vi kan lage den med innsats først og fremst fra administrasjonen. Det er nå arbeidet virkelig starter med å se nærmere på hver enkelt tjeneste.
Fem tjenester er, etter en bred prosess, valgt ut som piloter som settes i gang nå i mars og over en periode på ca 12 uker. I pilotene skal vi sette opp et virtuelt serviceteam for hver tjeneste, og dermed teste ut hvordan samhandling kan foregå på tvers av enheter og administrative nivå. Et serviceteam vil bestå av ansatte som jobber innenfor området for den enkelte pilot, uavhengig av nivå og hvilken enhet man er ansatt i. Sammen med brukerne av tjenesten skal teamet arbeide med å forstå brukernes behov og forventninger til tjenesten, og hva god service i tjenesten innebærer.
Alle tjenester er ulike. Noen har jobbet mye med å beskrive innholdet i tjenesten og det finnes allerede gode samarbeidsarenaer for de som jobber i tjenesten. Andre tjenester på tjenestekartet må starte med å definere hva tjenesten er, og hva den faktisk inneholder. Dette gjør at de ulike pilotene vil ha behov for å arbeide med forskjellige problemstillinger til ulik tid. Det viktigste er at brukernes stemme kommer godt med i arbeidet.
Hvis du ønsker å lære mer om utviklingsprogrammet og ikke minst arbeidet med pilotering av tjenester kan du sjekke ut disse to filmene (filmene ligger på UiT Stream og vil bare kunne sees av ansatte ved UiT):
FILM: Om utviklingsprogrammet og arbeidet som er gjort til nå (12 minutter)
FILM: Om pilotering av tjenester som starter nå i mars 2021 (19 minutter)
Har du spørsmål om utviklingsprogrammet og/eller pilotfasen, ta kontakt med Karin Eilertsen eller Svein Are Tjeldnes.
-Karin Eilertsen og Svein Are Tjeldnes
