Å identifisere og fjerne sløsing er en viktig del av systematisk forbedringsarbeid. Men det viser seg at det er lettere sagt enn gjort, også for oss som jobber med forbedringsarbeid til daglig. I høst har vi oppdaget at vi faktisk har sløsing i et av våre egne møter, men det var så lite at det har vært vanskelig å legge merke til, og dermed har vi fortsatt med å bruke unødvendig tid i møte etter møte uten å være klar over det.
I Forbedringsteamet, som er et lite team på to personer, har vi et kort tavlemøte (15 minutter) hver morgen. I møtet planlegger vi dagens aktiviteter, informerer hverandre om prosjekter og nyheter, og ser etter forbedringer. Frem til oktober i høst har en av oss også registrert dagens aktiviteter i et regneark samtidig som den andre venter. Når man tenker over det, så er det egentlig ikke behov for at en person skal se på at en annen person gjør registreringen i regnearket. Det kunne strengt tatt ha vært gjort i forkant av møtet for å unngå at den andre må vente, og det er også dette vi nå har forbedret.
For å kunne se hvor stor gevinsten er, har vi målt at det i snitt tar to minutter hver dag å gjøre disse registreringene. Med to personer til stede bruker vi fire minutter, og med en kun person så blir det to minutter. Dermed sparer vi to minutter per møte. Dette utgjør ikke en enorm tidsbesparelse, men totalt sett tilsvarer det 520 minutter på et år eller litt over 8 arbeidstimer.
Nå forstår jeg godt om det er noen som lurer på om jeg har blitt helt gal – skrive en blogg om åtte sparte arbeidstimer – er det virkelig noe å skryte av? Tja, det er kanskje ikke det, og på en måte er det litt flaut å tenke på at det har tatt over to år å oppdage dette når vi faktisk prøver å tenke på forbedringer hver dag. Hvorfor har ikke vi tenkt på denne forbedringen tidligere?
Spørsmålet får meg til å lure på om vi har lettere for å identifisere de store forbedringene, de som har gevinster som virkelig synes og merkes, samtidig som vi ikke like lett legger merke til de små forbedringene. Jeg tror at det kan være minst like viktig å identifisere de små forbedringene. For eksempel så kan mange små tidsbesparelser til sammen utgjøre en forskjell i dagens travle arbeidshverdag, og tid er jo akkurat det vi trenger mer av. Om vi kunne frigjort tid, så får vi kanskje også tid til å gjøre alle de oppgavene som er viktige, men som ikke haster. Det vil si de oppgavene vi hele tiden skyver på, og som nedprioriteres etter daglige driftsoppgaver og oppgaver som haster mer.
Så de åtte timene vi sparte utgjør ikke den store forskjellen i vår egen arbeidshverdag på et år. Men om vi oppskalerer forbedringen og alle ansatte på UiT* hadde frigjort for eksempel fire arbeidstimer hver i løpet av ett år, så ville det tilsvare 251 timer eller 6,7 arbeidsuker frigjort tid. Da blir det plutselig mye mer interessant å jakte på de små forbedringene i arbeidshverdagen. Tenk hva vi kan få til om vi retter vår oppmerksomhet til å identifisere de små forbedringene og hjelper hverandre med å løse dem – det kunne vært noe å skryte av.
-Karin Eilertsen
*Ansatte på UiT i 2021 er 3776. Kilde: https://uit.no/om/uitital
I går hadde vi et arbeidsmøte i seksjonen, og tok i bruk hjelpemidlet A3 i fellesskap. (
I en hverdag der vi jobber med å effektivisere og forbedre arbeidet vårt er møter et åpenbart angrepspunkt. Jeg er ingen motstander av møter, men jeg er ihuga motstander av å være med på å skape sløseri i min egen organisasjon. Flere før meg har påpekt at effektivisering av møter ofte handler om hvordan du arrangerer møtet, hvem som kalles inn, hvordan ledes møtet, finnes det en agenda etc.