Tag Archives: Møter

Healthy meeting standards promote successful employee responsibility

“I glance at my watch – my present meeting has not ended, yet my next meeting has already started.”

This particular feeling is not a pleasant one. Successful employee responsibility has, among other things, to do with making sure to arrive on time for meetings. møtevett UiT UiT has therefore decided that all meetings are to start 15 minutes past the hour and end no later than on the hour sharp. As a result we are all set and ready to practise successful employee responsibility. However, this requires that everyone must follow up regarding this!

In addition to arriving on time successful employee responsibility requires that you always attend a meeting well prepared. It is quite likely that your presence at a particular meeting isn’t simply a coincidence. There is someone who would like to hear your point of view, your perspectives and your attitude regarding a particular matter. And if you happen to be uncertain about your participation at a particular meeting, do ask!

According to UiT´s strategy, we will have outstanding management and employee responsibility. This means, among other things, that we must encourage and back one another, make our colleagues efficient and avoid second rounds. Once you are at a meeting raise your hand and express your point of view and share your thoughts and ideas. It is too late to do this in the corridor after the meeting only to the person who was sitting next to you. Disagreements at a meeting are not only allowed, but even an advantage as each of us has different competences and views, and this ensures that all aspects of a matter will be discussed. It is very rarely the case that someone has the key, but rather so that a favourable conclusion/solution is reached through dialogue. However, do stick to the agenda.

Just as important as contributing is listening! When you have a lot of enthusiasm related to a particular matter, it is essential to really listen to others rather than focusing on your own next argument.

Occasionally you may notice that a colleague/manager is becoming frustrated or annoyed, and then you must keep in mind that the reason for this reaction may be his/her immense enthusiasm. Make sure that you treat this colleague/manager with respect and be curious about the reason for his/her point of view.

We have grown into a large multi-campus university. How do we take this into consideration when we are organizing a meeting? Should those who are available and present meet in person and those few who are not join the meeting “on the wall”/digitally? If we are to organize a meeting in accordance with successful employee responsibility and if the topics in question allow for this, the main rule is as follows: If one participants must join the meeting “on the wall”/digitally, all participants must sit at his/her individual PC! This represents successful employee responsibility in that this makes everyone feel included and every participant attends the meeting in an equal manner. Further, everyone raises his/her hand in the same way, and both sound and audio/video are the same for everyone irrespective of their geographical location. When all participants sit at their own PCs, the effect is increased flexibility for all participants, and this may represent the most efficient and environmental form of meeting with respect to certain meetings.

If you are participating at a meeting digitally, mute your microphone when you are not talking and SWITCH YOUR CAMERA ON! This represents successful employment responsibility! How do you like talking to a “wall”/picture compared to talking to a number of live faces who nod, smile and really listen? Give that a thought next time you participate at a meeting.

Link to UiT meeting standards. (English version)

Have a successful meeting!

Best regards,

-Gunhild

Be the first to like.

Friskt møtevett for godt medarbeiderskap

«Jeg ser på klokka, møtet er ikke over, men neste møte har allerede startet.»

Den følelsen er ingen god følelse. Godt medarbeiderskap handler blant annet om å ta ansvar for å komme tidsnok til møter. møtevett UiTDerfor har UiT besluttet at alle møter skal starte 15 minutter over hel, og avsluttes senest ved hel time. Alt ligger derfor til rette for at du kan utøve godt medarbeiderskap. Men, det betyr at alle må være tro til dette!

Utover å møte presis fordrer godt medarbeiderskap at du stiller godt forberedt. Det er antakelig ikke tilfeldig at akkurat du er invitert inn i møtet. Noen ønsker dine meninger, perspektiver og holdninger til en sak. Og hvis du er usikker på hvorfor akkurat du skal være med i det møtet, så spør!

I UiT sin strategi står det at vi skal ha fremragende ledelse og medarbeiderskap. Det betyr blant annet at vi skal spille hverandre gode, gjøre våre kollegaer effektive og unngå omkamper. Når du først er i møtet, rekk opp hånda og si hva du mener, del tanker og ideer. Det er for sent å gjøre det til sidemannen på gangen etterpå. Det er faktisk lov, og bra, å være uenig i møtet, for alle har med seg ulik kompetanse og holdninger og man får belyst alle sider av saken. Det er veldig sjeldent at noen sitter på en fasit, men man snakker seg gjerne frem til en god konklusjon/løsning gjennom dialog. Men hold deg til agendaen.

Like viktig som å bidra, er å lytte! Kunsten når man er engasjert i en sak, er kanskje å virkelig lytte når andre har ordet, i stedet for å bruke fokus på ditt neste argument

Noen ganger kan du høre en kollega/leder bli frustrert eller irritert, og da må du tenke på at det kan ligge et enormt engasjement bak. Møt dem med respekt og vær nysgjerrig på hva som ligger bak deres mening!

Vi er blitt et stort flercampus- universitet. Hvilke vurderinger gjør vi i så måte, når vi skal invitere til et møte? Skal vi som kan, møtes fysisk og så har vi med oss noen få som «henger på veggen»? Hvis vi skal arrangere møte i medarbeiderskapets ånd og temaene tillater det, da er hovedregelen som følger: Hvis én må «henge på vegg», skal alle sitte på hver sin pc! Dette er godt medarbeiderskap ved at det oppleves mer inkluderende og alle stiller i møte på likt. I tillegg ber man om ordet på samme måte, og alle får lik lyd og bilde uavhengig av geografisk tilhørighet. Når alle deltar fra egen maskin øker det fleksibiliteten for møtedeltagerne og for noen møter er dette den mest effektive og miljøvennlige møteformen.

Hvis du deltar på et møte digitalt; demp mikrofonen når du ikke har ordet og SLÅ PÅ KAMERA! Det er godt medarbeiderskap! Hvordan synes du det er å snakke til en «vegg»/ stillbilde kontra til en rekke levende ansikter som nikker, smiler og virkelig lytter? Det kan du tenke på neste gang du deltar i et digitalt møte.

Godt møte!

Beste hilsen, Gunhild

-Gunhild Guttvik

Be the first to like.

362,25 timer

Hender det noen gang at du sitter på møter du synes tar for lang tid, ikke løser de rette tingene og mer eller mindre stjeler tiden din? Innkjøpstjenesten ved Avdeling for økonomi har denne våren jobbet systematisk med å høyne kvaliteten på møter samtidig som de har redusert den totale møtetiden. Bruk gjerne to minutter på å lese denne bloggen og tenk så over om du selv kunne ha lyst til å jobbe med møtene du arrangerer eller deltar i.

Trykk på bildet for å se en større versjon

For å gå rett på sak: Overskriften angir antall timer innkjøpstjenesten ved UiT sparer på ett år etter å ha endret på møtene sine. 362,25 timer. Det er rett og slett et resultat av det utviklingsarbeid kollegene i teamet gjennomførte etter først å ha blitt enige om at de hadde behov for noen endringer.

Denne historien starter på et vis i Glasgow i midten av september 2017. Da reiste Merethe Berger Håkonsen, innkjøpssjef i Økonomiseksjonen, til University of Strathclyde sammen med 9 andre ledere ved UiT for å delta på kurset «Lean for leaders» (Se film fra kurset). Som en del av kurset skulle alle deltakerne jobbe med en forbedringsprosess i eget team i etterkant. For Merethe og kollegene i innkjøpsteamet ble det et naturlig valg å arbeide med samhandling og møter, spesielt fordi teamet over tid har endret seg, både med økt antall ansatte og med tanke på geografisk spredning. (Innkjøpsteamet er i hovedsak samlokalisert i Tromsø, med én ansatt som har kontor på UiT i Harstad).

I februar 2018 gjennomførte teamet en heldags workshop med støtte fra forbedringsteamet ved UiT. I løpet av dagen ble det anledning til gode diskusjoner og praktisk arbeid for å definere hva teamet sammen ønsket å løse i møter. Det ble fort klart at ett ukentlig møte for å løse alt ikke var spesielt formålstjenlig for et team der medarbeiderne har til dels svært forskjellige oppgaver. Før dagen var over hadde de tegnet opp ny møtestruktur med forslag til nye møtearenaer, konkrete tidspunkt, frekvens og hvem som skulle delta i de ulike møtene. Resultatet er at de i dag har flere men kortere møter, hvor tema er tydeligere og avgrenset. I tillegg har de jobbet med å tydeliggjøre roller, og på fagmøtene er det teamets medlemmer som styrer agendaen. Agendaen bygges fortløpende gjennom bruk av en elektronisk tavle (Microsoft Planner), hvor også rapportering skjer og referat føres (under møtet). Det er også verdt å merke seg et viktig prinsipp de nå har innført: Møter skal ha en verdi og avlyses dersom ingen saker er meldt til agendaen.

Etter åtte uker med den nye møtestrukturen er signalene svært tydelige: Ingen ønsker seg tilbake til den gamle måten å samhandle på, møtene gir mer relevant info, gode fagdiskusjoner og ikke minst oppleves de som mer effektive og med høyere kvalitet. Sammen har de fått til en betydelig reduksjon i møtetid som nå istedenfor benyttes til å jobbe med saksbehandling. I tillegg har tiden benyttet til uformelle møter gått ned, uten at de har målt dette konkret.

Det er inspirerende å se hvordan teamet har jobbet med å endre arbeidsform og lykkes så godt. 362,25 timer. I løpet av ett år. Det tilsvarer en verdi for UiT på 98.352 kroner. Men det viktigste av alt: Det er teamet selv som kan klappe seg på skuldra over et godt prosjekt som har ledet til en bedre og mer effektiv arbeidshverdag.

-Svein Are Tjeldnes og Merethe Berger Håkonsen

10 people like this post.

Endringer er i tiden!

Til tider kan det være vanskelig å henge med i svingene, men endringer og nye hjelpemidler som gjør hverdagen lettere både for ansatte og studenter hilser jeg velkommen med stor V. Jeg har for lengst kastet ut det gamle stabsmøtet i seksjonene min. Et ukentlig møte på en til to timer der enkelte pratet mye, mens andre i flekkene holdt på å sovne er en sagablott. Jeg fikk med meg medarbeiderne mine til å prøve ut Tavlemøte i stedet for. Ingen, og da mener jeg ingen ønsker i dag å gå tilbake til den gamle møteformen. Vi møtes to ganger pr. uke i 15-20 minutter. Informasjon flyter, fremdrift sjekkes ut, nye oppgaver planlegges, og nye hjelpemidler tas i bruk.

I går hadde vi et arbeidsmøte i seksjonen, og tok i bruk hjelpemidlet A3 i fellesskap. (A3 er et standardformat /verktøy som brukes til systematisk tenkning rundt problemløsning og planlegging).

Tema for møtet vårt i går var implementering av ny LMS (Learning Management System). Da snakker vi om CANVAS, denne nye og innovative læringsplattformen som skal gjelde for hele UiT fra høsten 2018. – Det er jo lenge til tenker de fleste, men mye skal gjøres av mange før vi er i havn. Det var en storartet opplevelse å se hvilket engasjement og konstruktive tanker som ble luftet under A3en vår i går. Nå henger A3en på Tavlerommet vårt, og vil følges med argusøyne av hele gjengen for at tiltakene og tidsplanen vi har bestemt i fellesskap blir gjennomført til rett tid.

Jeg heier på hjelpemidler og nye systemer som gjør hverdagen enklere både for ansatte og studenter!

Kjersti Dahle, leder for studieseksjonen ved Det juridiske fakultet

Her finner du tidligere forbedringsblogger som omhandler A3: “Hvor enkelt kan forbedring være?” og “Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre“.

9 people like this post.

Hei du, skal vi møtes?

Copyright: Børge Lund

Har du noen gang sittet i et møte og lurt på hva i all verden du gjør der? Du merker det tidlig. Du faller ut litt, stemmen til den som snakker faller litt i bakgrunnen og tankene dine begynner å snurre rundt sakene på kontoret som du skulle gjort noe med. Mobilen din lyser opp og du registrerer at du fikk en mail fra en kollega. Så er du tilbake igjen og du oppfatter at hun som sitter ved siden av deg forteller hva hun jobbet med forrige uke. Hun snakker om et prosjekt som du er deltaker i og du lytter interessert. Etter en liten stund faller du ut igjen, med denne gang fordi du plutselig får det travelt med å forberede deg på hva du selv skal si når du som nestemann får ordet. Det blir din tur til å fortelle om hva du arbeider med, og du har behendig hentet frem de sakene du snakket om i forrige møte. Idet nestemann tar over benytter du sjansen til å sjekke den mailen som kom, og som kanskje kunne involvere deg på et vis.

Kanskje denne beskrivelsen ikke passer helt for deg, men jeg er temmelig sikker på at du selv og dine kolleger har opplevd noe lignende. I mange sammenhenger opplever jeg at kolleger både ved og utenfor UiT forteller at møter er «noe herk», «bortkastet tid» og «meningsløse». Du har sikkert selv hørt ulike møtevitser, som for eksempel “Møter, det sosialt aksepterte alternativet til å jobbe”.

I en hverdag der vi jobber med å effektivisere og forbedre arbeidet vårt er møter et åpenbart angrepspunkt. Jeg er ingen motstander av møter, men jeg er ihuga motstander av å være med på å skape sløseri i min egen organisasjon. Flere før meg har påpekt at effektivisering av møter ofte handler om hvordan du arrangerer møtet, hvem som kalles inn, hvordan ledes møtet, finnes det en agenda etc.

Jeg mener vi må starte med et helt annet spørsmål enn hvordan møtet forløper, nemlig: Trenger vi møtet? Dersom svaret er nei er verdens enkleste og mest tidsbesparende løsning snublende nær: Ikke arranger møtet! I tillegg mener jeg det ikke bare er en leders ansvar å vurdere om det er behov for et møte eller ikke. Dette er et ansvar som ligger til alle som innkalles, både i forhold til faste møter og mer ad hoc-baserte møter. Dersom det derimot er enighet om at det er behov for å møtes, da er det på sin plass å se nøye på hvordan møtet forløper. Det finnes utallige artikler på nett om effektive møter. Det er bare å gjøre et søk så finner du.

Min utfordring til deg, enten som leder eller medarbeider: Dersom du opplever å delta i ett eller flere lite effektive møter, prøv å få i gang en dialog med den som har innkalt til møtet med utgangspunkt i dette enkle spørsmålet: Hva ønsker vi å oppnå med å møtes? Husk at noen ganger kan det være nødvendig for andre møtedeltakere at du deltar, selv om du selv ikke ser den umiddelbare nytten.

Så – neste gang jeg innkaller til eller ber om et møte med deg, og du ikke uten videre ser hva vi skal oppnå med å møtes: Vær så snill å si det til meg, så kanskje vi slipper å kaste bort både din og min tid.

-Svein Are Tjednes

26 people like this post.