Januar, og særlig begynnelsen av januar, er den tiden på året da mange av oss tenker på hva vi skal forbedre fra i fjor. Kanskje spise litt mindre godteri, trene litt mer, gå mer på tur, ja det er mange muligheter for forbedringer. I fjor fikk jeg en idé om å forbedre stueområdet hjemme. Ikke noe så dramatisk som å pusse opp eller kjøpe ny sofa, men bare det å holde det litt mer ryddig i stua.
Jeg hadde blitt inspirert av noe som kalles for KATA, en forbedringsteknikk som går ut på å sette seg et langsiktig mål og deretter å prøve ut en forbedring av gangen samtidig som man måler og evaluerer resultatet. En familie hadde prøvd dette og fått det mye mer ryddig hjemme med innsats fra hele familien – dette måtte jo bare prøves ut hjemme hos meg.
Vi startet forbedringsprosessen med et familiemøte, der jeg forklarte at jeg var lei av alt rot som fløt rundt i stueområdet. Heldigvis var flere i familien (min mann) også enig i dette. Deretter ble vi alle enig i hva en ryddig stue er. For oss betydde det rydding, støvsuging, støvtørking, gulvvask og til min store overraskelse også vanning av blomster.
Mens prosjektet pågikk ble vi i løpet av noen måneder mye raskere på å rydde og vaske stua. Fra å ha brukt nesten fem timer tilsammen på arbeidet, gjorde vi hele jobben unna på en time til slutt. Siden vi er fem i familien blir det jo bare 20 minutter på hver person, og det var vi veldig fornøyde med.
Nå som jeg ser tilbake på denne forbedringsprosessen ser jeg at vi aldri kom oss ned til roten av problemet. Vi ble jo mye raskere på rydding, men det egentlige problemet var nok at vi rotet for mye. Og hvorfor det? Jeg tror det er for at vi har for mange ting, og at hver ting mangler sin egen plass. Uansett hadde vi altså ikke angrepet rotårsaken og egentlig bare drevet med «brannslukking». Vi måtte jo rydde på nytt og på nytt.
Da kommer vi inn på en annen metode i forbedringsarbeid, 5S (sortere, systematisere, skinne, standardisere og sikre/vedlikeholde ny rutiner), som handler om standardisert opprydding. 5S har fokus på hva som skal beholdes, hvor det skal oppbevares og hvordan. Det er ikke så ofte at jeg som jobber administrativt tenker på 5S, det meste av rotet mitt på jobb er jo digitalt og synes derfor ikke. Men innenfor andre bedrifter, for eksempel i industrien, er 5S mye brukt. Jeg mistenker at vi også på UiT kan ha nytte av å være mer systematisk på dette området. For 
alt jeg vet kan det jo hende at lignende tankegods brukes på labene våre. I administrasjonen kan vi i alle fall få gode effekter av å bruke 5S i våre digitale hverdag, men også på kontorene, i fellesareal (ikke minst de mange felleskjøkkenene rundt omkring) og i diverse lager, hyller og skap. Og kunne det ikke til og med tenkes at vi kunne tjene noe på å se en runde på undervisningsrommene også?
Men nå er det altså blitt 2018, og jeg lurer på om ikke jeg på nytt skal prøve å forbedre litt i hjemmet. Det må nok bli et nytt familiemøte om rydding snart, og denne gangen vil 5S være tema.
– Karin Eilertsen
Dersom du ønsker kan du lese mer om KATA og om 5S via lenkene.
