Endringer er i tiden!

Til tider kan det være vanskelig å henge med i svingene, men endringer og nye hjelpemidler som gjør hverdagen lettere både for ansatte og studenter hilser jeg velkommen med stor V. Jeg har for lengst kastet ut det gamle stabsmøtet i seksjonene min. Et ukentlig møte på en til to timer der enkelte pratet mye, mens andre i flekkene holdt på å sovne er en sagablott. Jeg fikk med meg medarbeiderne mine til å prøve ut Tavlemøte i stedet for. Ingen, og da mener jeg ingen ønsker i dag å gå tilbake til den gamle møteformen. Vi møtes to ganger pr. uke i 15-20 minutter. Informasjon flyter, fremdrift sjekkes ut, nye oppgaver planlegges, og nye hjelpemidler tas i bruk.

I går hadde vi et arbeidsmøte i seksjonen, og tok i bruk hjelpemidlet A3 i fellesskap. (A3 er et standardformat /verktøy som brukes til systematisk tenkning rundt problemløsning og planlegging).

Tema for møtet vårt i går var implementering av ny LMS (Learning Management System). Da snakker vi om CANVAS, denne nye og innovative læringsplattformen som skal gjelde for hele UiT fra høsten 2018. – Det er jo lenge til tenker de fleste, men mye skal gjøres av mange før vi er i havn. Det var en storartet opplevelse å se hvilket engasjement og konstruktive tanker som ble luftet under A3en vår i går. Nå henger A3en på Tavlerommet vårt, og vil følges med argusøyne av hele gjengen for at tiltakene og tidsplanen vi har bestemt i fellesskap blir gjennomført til rett tid.

Jeg heier på hjelpemidler og nye systemer som gjør hverdagen enklere både for ansatte og studenter!

Kjersti Dahle, leder for studieseksjonen ved Det juridiske fakultet

Her finner du tidligere forbedringsblogger som omhandler A3: “Hvor enkelt kan forbedring være?” og “Erfaringsseminar – en arena for å utfordre og lære av hverandre“.

8 people like this post.

Say it, do it, and improve it! – Impressive learning impact

For two days, UiT The Arctic university of Norway visited the Business Improvement Team (BIT) at the University of Strathclyde to attend their “Lean for Leaders” course in September this year. The strong collaboration between the improvement teams at the two universities has arisen from the LeanHE global network, allowing us to tap into a large joint source of knowledge, experience and expertise.

Following John Hogg’s (Director of Continuous Improvement) Erasmus+ visit to Tromsø in April, we managed to visit Glasgow this September. An excited group of 10 UiT leaders (and two from the improvement team) met early on Sunday morning at the Airport in Tromsø, suddenly realising that travelling to Glasgow is not a walk in the park. Anyway, the journey was pleasantly uneventful. After being welcomed by our host, a nice social evening and a short but efficient night’s sleep, we were all ready to attend Strathclyde’s well renowned lean course.

Graham Ross led us through two days of intense learning, instructive (and FUN!) exercises, lots of reflection, all with a well-balanced sense of humour (I won’t repeat the one with KAI-COSTA though) and participant challenges. With the help of John Hogg, Susan Ali and Susan Hillis we managed to cover topics like the two main Pillars of Lean, the 5 Core Principles, the 8 Wastes, Value Stream Mapping, Evidencing Benefits, Lean Leadership Model, Improvement Kata, 5S, and even more.

In addition to all the expert (and friendly) teaching, coaching and training delivered as part of the course, my feeling is that it was one point in particular that enhanced learning for our group – and made for a classic and powerful Eureka-moment: We could actually witness ourselves that Graham and the rest of the BIT practice what they preach. After going through extensive training with examples and models, we could pop into the next room and witness them working on actual improvement processes throughout the university exactly the way they taught us. They told us how to do it, and showed us they were doing it.

We cannot recall ever having had that same experience in any other course we have attended. It is not even all about the processes they are working on, but the whole way the team is organised and how they work together. The office space, the project rooms, the course room, the mind-set of the team members, and even the storage space and cupboards are all live examples of working in a continuous improvement environment. Inspirational!

Yet, after all this, there is more. The whole key, of course, is not only to practice as you preach but also to evolve and improve. With the BIT’s Daily Stand Up meeting, they aim not only to help others improve, but to improve their own way of doing it. In short, impressive.

For our part, it remains for us to put some of the new knowledge to good use. Our improvement team will work closely with each of the ten participants to ensure that they will get support to form and initiate their own improvement projects within their teams. For us especially, it has been rewarding to be able to learn from colleagues with more experience and to be able to have ten leaders from UiT attend this course at Strathclyde (not easy or cheap to make this happen). Most importantly though, I look forward to following our leaders’ improvement projects and evidencing the impact this collaboration will have on our organisation. And you can all feel safe that we will share how things move on from here in another blog.

To sum it all up: Say it – Do it – and then  Improve it!

Huge thanks to John Hogg, Graham Ross, Susan Ali and Susan Hillis for letting us tap into their way of working and for being such excellent hosts for our arctic band of travellers.

-Svein Are Tjeldnes & Julia Sempler

13 people like this post.

Ferien er over-blues

Overganger. Det opplever vi mange av. Store og små, tradisjonsbundne og nye, viktige og uviktige. Et felles trekk for alle er at de bringer oss fra én tilværelse til en annen. Som for eksempel overgangen fra ferietilværelsen til arbeidstilværelsen.

I år syntes jeg det var vanskelig å komme i gang på jobb etter ferien. Eller mer riktig – det var vanskelig å komme i gang med vanlig tempo og trykk. Her om dagen slo det meg at det sikkert er andre som også har/hadde det slik. Kan det være mulig å gjøre noe med denne ferien er over-bluesen sånn at det neste gang blir enklere å komme i gang igjen? Det er jo nemlig ikke lenge til jul.

Når jeg tenker meg om har vi (UiT) flust med ekspertise på området, og i semesterstarten formelig flommer aviser, nettsider, facebook og twitter over av gode råd for studenter som skal begynne på studiene sine. «Slik kommer du i gang med studiene», «Effektiv lesing» og ikke minst «Lær mer – lær raskere». Mange av disse rådene ville utvilsomt hjelpe fint for ansatte, både administrative og vitenskapelige, som også trenger et lite dytt.

For meg som jobber med forbedringsprosesser og effektivitet er det

Ferien er over-blues

kanskje fyfy å innrømme å være tungstarta etter ferien. Det viktige er likevel å endre på noe sånn at det går lettere neste gang. Personlig skal jeg benytte meg av noen av rådene Rannveig Grøm Sæle, Torstein Låg, Kent Nordby og Frode Svartdal gir i saken «Forskningsbasert studieteknikk på 1-2-3», og samtidig utfordre forfatterne til å lage følgende tips til meg (og andre ansatte på UiT): «Forskningsbasert fjerning av Ferien er over-blues på 1-2-3 og 4».

5 people like this post.

God sommer!

Nå er det ikke lange tiden før de fleste legger inn årene, klapper skjermen sammen og parkerer kontorstolen for noen uker med velfortjent ferie. UiT og Forbedrings-prosessen benytter vårens siste blogg til å ønske dere alle en riktig god sommer, med håp om noen rolige dager uten at hodet tenker så mye på jobb.

Det har vært et morsomt, spennende og innholdsrikt semester hva angår forbedringsprosessen ved UiT. Her er noen av de tingene vi har holdt på med:

  • Arrangert erfaringsseminar og miniseminar
  • Holdt mange foredrag og innlegg (kanskje med NARMA-konferansen på Lillestrøm som et høydepunkt)
  • Hatt høyt trykk på lokalt, nasjonalt og internasjonalt samarbeid blant annet med to Erasmus+ besøk fra University of Strathclyde og Högskolan i Skövde
  • Klargjort for nye forbedringsprosesser til høsten som følge av adm2020
  • Deltatt i styremøter i LeanHE Europe og LeanHE Global
  • Skrevet metervis med blogg
  • Fått tildelt og begynt å planlegge den internasjonale Lean in Higher Education konferansen i 2018 i Tromsø
  • Veiledet team og enheter i bruk av tavlemøter og visuell styring
  • Levert og fått godkjent abstract for presentasjon på Internasjonal konferanse om lean i høyere utdanning november 2017
  • Planlagt felles kurs – «lean for leaders» for gjennomføring i Glasgow i september med 10 ledere fra UiT
  • Vært vertskap for Lean Forum Tromsø introkurs til lean
  • Holdt to åpne workshops med studenter i prosjektet «Fra elev til kandidat» og fått inn tanker fra 200 enkeltstudenter

Når sommeren kommer kan vi så vidt også skimte neste semester som ikke blir mindre innholdsrikt, men endelig med flere nye forbedringsprosesser på trappene. Forhåpentligvis vil vi til høsten ha flere nye prosessveiledere i sving sammen med dyktige og erfarne UiT-kolleger som ønsker både å påvirke, endre og forbedre egen arbeidshverdag og UiTs prosesser.

Selv om jeg sterkt ønsker at både jeg selv og mine kolleger kobler skikkelig av fra jobb i sommer, så oppfordrer jeg til alltid å ha forbedringsblikket med seg. Det er sikkert flere av dere som skal ut å fly. Hva kunne vært gjort for å forbedre og forenkle boarding av fly, eller innsjekkingen på hotellet? Hvordan kan du neste gang pakke kofferten bedre sånn at du ikke trenger å rote gjennom hele for å finne badebuksa eller strøm-adapteret? Hvordan kan du være sikker på at du husket å slå av vannet og steikeovnen før du dro? Forbedringsarbeid er en del av hverdagen – hver dag – ikke bare arbeidsdagene.

Neste blogg kommer i august. Vi sees, og inntil da: God avslappende sommer!

-Svein Are Tjeldnes

5 people like this post.

Et perfekt hjem

Hva skal til for å få 21 voksne kursdeltakere til å hive seg over legobrikkene med samme iver som en 6-åring på julaften? Det er lett. Det er bare å arrangere kurs om lean-prinsipper.

Forrige torsdag arrangerte Lean Forum Tromsø (LFT) et praktisk kurs i grunnleggende lean-prinsipper på UiT Norges Arktiske Universitet. LFT er et nettverk bestående av enkeltpersoner og organisasjoner/bedrifter som har interesse for, og arbeider med, lean og forbedringsarbeid. Det har lenge vært et ønske fra styret i LFT å kunne tilby en kursrekke for nettverkets medlemmer, og endelig ble det anledning til å komme i gang.

Kurset ble raskt fulltegnet og det var en forventningsfull gjeng som møttes til 3 timers praktisk læring, for anledningen med UiT som vertskap. De ca. 20 deltakerne kom fra forskjellige bedrifter og organisasjoner i Tromsø, for eksempel UNN, Norsk Polarinstitutt, Drytech, Skatteetaten m.fl. Kursholderne, Ina Sandberg fra Norsk Helsenett og Guri Homb Hansen fra Tromsø Kommune, gikk rett på sak og startet med de 5 kjerneprinsippene i lean. Med det som grunnlag fikk deltakerne uten videre gå i gang med den praktiske øvelsen, legobygging – en klassiker innen leankursing. Jobben bestod i å bygge to perfekte hjem etter utleverte instruksjoner, samtidig som de tok tiden på hvor lang tid de brukte. De ferdige produktene ble også målt på kvalitet samtidig som hver gruppe måtte vurdere egen trivsel under arbeidet.

Det slutter aldri å overraske meg hvor engasjert folk blir på slike kurs, med spill og enkel konkurranse. Så snart gruppene går i gang med oppgaven er fokuset helt enestående og alt annet blir uviktig. Mellom hver runde med produksjon av perfekte hjem ble lean-prinsipper og teori gjennomgått av kursholderne, og hver gruppe fikk gjennomføre egne tavlemøter med sikte på forbedring av byggeprosessen. Det var inspirerende å se hvor store forbedringer de enkelte gruppene klarte å få til, og hvor godt øvelsen illustrerte verdien av lean-prinsippene i praktisk bruk. Jeg vil rette en stor takk til Ina og Guri for å holde et morsomt, innholdsrikt og nyttig kurs, til deltakerne for høyt engasjement og gode diskusjoner og ikke minst til Lean Forum Tromsø som tok initiativ til og la til rette for gjennomføring av kurset.

Du finner mer informasjon om Lean Forum Tromsø på facebooksiden: www.facebook.com/leanforumtromso

-Svein Are Tjeldnes

8 people like this post.

Forbedring fordi vi er dårlige eller fordi vi er gode?

Forbedringsarbeid bør oftere handle om de små stegene, enn de helt store. For ikke så lenge siden fikk jeg anledning til å diskutere jobb og endring med flere kolleger, og spesielt ett synspunkt som ble fremført gjorde inntrykk. Sannsynligvis fordi jeg innimellom hører lignende utsagn i mitt arbeid som prosessveileder. Denne gang var diskusjonen av en art som gjorde at det som ble sagt festet seg, og jeg har tenkt på det noen dager. Min kollega fortalte nemlig at fokuset på forbedring i arbeidet noen ganger føltes hemmende og litt deprimerende. Hun følte det sånn at alt snakket om behovet for forbedring skyldtes at vi i utgangspunktet er dårlige til å løse oppgavene våre.

Rett etter denne samtalen publiserte min kollega Rachel McAssey fra University of Sheffield en blogg om samme tema, men med en vinkling som jeg tenker kan gi oss et godt perspektiv på forbedringsarbeidet og måten vi jobber på. Det hele handler om å kunne variere inngangen til problemløsing, som igjen er helt sentralt i forbedringsarbeid. Istedenfor å fokusere på å avdekke alle problemer i en prosess kan man velge en mer positiv utspørrende metode. I det minste som en variasjon og et tillegg til en mer standard problemløsningsmetode. Jeg anbefaler sterkt at du leser bloggen «Is problem solving a problem?».

Spørsmålet for meg dreier seg fort om hvorfor vi er interessert i problemer vi identifiserer. I lengden kan jeg godt skjønne at noen blir lei av å bare jobbe med problemer, men samtidig er det besnærende å tenke på hvorfor vi litt for sjeldent tar oss tid til å gjøre noe med de. Dette har Julia Holte Sempler og jeg skrevet om tidligere (Det brenn på dass).

Så tilbake til samtalen med min kollega som følte seg noe tynget over forbedringsarbeid og «jakten på» problemer. Den samtalen og de tankene som Rachel McAssey skrev om har endret noe på min egen inngang til forbedringsarbeid og problemløsning. Samtidig ønsker jeg å uttrykke sterk tro på at en aktiv holdning til kontinuerlig forbedring og problemløsning vil hjelpe oss som organisasjon å sammen forbedre det vi gjør for våre studenter og ansatte. Og ikke minst at det å bli god til kontinuerlige forbedring krever trening, trening og trening. Faktisk på lik linje med alt annet vi ønsker å bli god til. Et interessant spørsmål i så måte er: Hvem tenker du øver mest – de som er best i sin gren, eller de som er nokså gode? Der har du også mitt perspektiv: Ved UiT jobber vi med forbedring, ikke fordi vi er dårlige, men fordi vi er gode og fordi vi ønsker å fortsette å være gode.

For oss ved UiT, kollegene som kontinuerlig må gjøre jobben med å ta små skritt fremover, kan det være en idé å sette de små daglige stegene i sentrum. Lager vi oss mål som er lette å se, blir det fort enklere å se fremgang. Det er enkelt å forholde seg til. Forbedring gir jo størst mening når det er til det beste for den enkelte og teamet som skaper dem.

-Svein Are Tjeldnes

10 people like this post.

Noen ganger bør man gå over bekken etter vann, men ikke hver gang

Jeg har tidligere skrevet om hvor viktig det er å bygge gode internasjonale nettverk innen forbedringsarbeid, og jeg kommer snart til å gjøre det igjen. Samtidig bør vi prøve å unngå «gå over bekken»-fella hver gang. Det er jo ikke slik at det kun er internasjonalt samarbeid som er saliggjørende.

Vår nabo UNN har drevet med forbedringsarbeid og kontinuerlig forbedring lenge og har på mange måter vært en inspirasjonskilde for UiT i dette arbeidet. I går ble vi invitert til UNN for erfaringsutveksling og igjen opplevde jeg et godt eksempel på hvor lite det koster å lære av hverandre også i nærområdet.

Det er heller ikke slik at enhver erfaringsutveksling må involvere titalls personer og vare minst en dag. I forbedringsarbeidets natur ligger det jo en tilbøyelighet til å se på nytte i forhold til kostnad. Et halvdagsseminar som inkluderer 20 personer utgjør 80 arbeidstimer (nesten to ukeverk). Da bør vi være sikre på at seminaret tilfører verdi.

I løpet av gårdagens 2 timer fikk jeg og Karin Eilertsen anledning til å lære om UNNs forsterkede arbeid med kontinuerlig forbedring, læringspunkter fra besøk til Børneriget (hvor leanprinsipper tas i bruk ved bygging av nytt sykehus), læringspunkter fra lean-helse konferanse i Brüssel og ikke minst tips og triks i forhold til den konferansen vi selv skal arrangere i november 2018.

Jeg setter stor pris på initiativet fra UNN og tenker det er et par læringspunkter å ta med seg for oss, rent ut over erfaringene de presenterte:

  • Ikke gå over bekken etter vann hver gang (men noen ganger)
  • Å dele egen erfaring med andre gir læring også til egen organisasjon, ikke bare til mottaker
  • Folk som arbeider på UNN er ikke bare kompetente men også hyggelige

Takk til Merete Postmyr, Harald Lind og Kristin Paulgaard for to verdifulle timer.

– Svein Are Tjeldnes

6 people like this post.

Det brenn på dass!

The Lean HE Global Steering committee (some missing the photo-opportunity).

Last week we boarded a plane headed for the UK, with Leeds and Sheffield as our destinations, where we participated in meetings in the Lean HE Europe and Lean HE Global steering groups as well as a community of practice seminar. Moreover, as customs demand we took the opportunity to teach our UK friends a tiny bit of essential Norwegian, such as “Det brenn på dass” (sure we could have chosen worse phrases). Now, you might wonder where we want to go with this, but you’ll know in a minute.

As of 2016, UiT the Arctic University of Norway has been a steering group member of an international network for lean in higher education (HE). The Lean HE network is a global consortium of universities, all aiming to promote continuous improvement philosophies in HE through networking, the sharing of best practice and by supporting the delivery of a conference series. You can read more about Lean HE on the website: http://www.leanhe.org/

Building, participating in and contributing to a network for continuous improvement specific to higher education has been a chosen strategy for our improvement initiative, and it was early quite clear to us that we had to turn to international waters in order be part of a larger community. To tell a long story short: By a semi-planned search, we came across a UK-based network for lean in higher education – The lean HE Hub, and as soon as we reached out, we were warmly welcomed.

Det brenn på dass! But the University of Sheffield is clearly doing something about it.

So what about the title: “Det brenn på dass”. (It literally means that the toilet is on fire). In English, you would use the phrase “burning platform”, but our UK colleagues rather took to the Norwegian term as a somewhat more colorful description of a state of emergency. When the john/wc/toilet/loo/shitouse burns, you’re in dire trouble. If you don’t put that fire out you won’t be able to go about your business the next day, and we wouldn’t want that would we?

The thing is, we all want to move from an organisational state where we operate by firefighting and to a state where fires are prevented instead of fought. Collaboration ensures new perspectives, massive learning and makes it possible to reach for something further away than you could reach on your own. Maybe even a small step away from firefighting.

For us, being part of a larger community has been beneficial beyond our hopes. There is great value to meet and discuss with people who work with the same challenges as you do. Discussions, both formal and informal that gives new perspective to old problems, workshops and coaching-sessions where everyone brings a piece of an unknown solution and the recognition from peers – all part of a common effort to lift ourselves. In this way, networking itself adds value to our processes.

The next step in our international collaboration with other universities working with continuous improvement is a visit to UiT from John Hogg, Director of continuous improvement at the University of Strathclyde, Glasgow. During his Erasmus+ funded visit from the 18th to April 22, we will make the most of it, having planned several activities with different groups of people and of course an open community of practice seminar. Make sure to read more and sign on to this seminar!

What better way to illustrate the value of international collaboration than to make sure the learning is of mutual benefit to everyone.

-Julia Holte Sempler and Svein Are Tjeldnes

9 people like this post.

Forbedringsprosessen UiT på årets NARMA-konferanse

I dag (28.03.17) har jeg fått lov til å dele noen tanker om UiT sitt arbeid med lean og forbedringsprosesser med ca 300 deltakere på årets NARMA-konferanse i Lillestrøm. NARMA er et nasjonalt nettverk for forskningsadministrasjon, og ligger under UHR-paraplyen.

Utfordringen som ble stilt kom i form av et innledende tema: «Effektivisering og avbyråkratisering. Er lean svaret for forskningsadministrasjon?». Mitt svar på spørsmålet får dere helt nederst.

Undertegnede og Tina Lewis fra Københavns Universitet fikk hver våre 40 minutter til å fortelle om våre institusjoners erfaring med bruk av lean som forbedringsfilosofi. Det var svært interessant å få høre om erfaringene fra KU, presentert av en leder som selv bruker lean i sitt daglige virke. Til min store glede kunne jeg konstatere at vi var helt på linje, med et hovedbudskap om at lean handler om folk og de små forbedringene i arbeidshverdagen og ikke et middel for de store og raske innsparingene. De kommer etter hvert, dersom man tør å bruke tiden på å investere i medarbeidernes og teamets evner til samhandling. For egen del valgte jeg å presentere tanker om hvorfor vi har satt i gang forbedringsprosessen, mer enn hvordan. Hvorfor er langt mer interessant, og ikke minst så genererer «hvorfor» mer engasjement enn «hvordan».

Basert på spørsmålene fra salen trekker jeg glatt en konklusjon om at plenumsforedragene om lean vekket interesse og nysgjerrighet. Dersom noen fortsatt sitter med spørsmål, eller har lyst å diskutere lean generelt, er det bare å ta kontakt: svein.are.tjeldnes@uit.no

For de som ble mer nysgjerrige på lean og lean i høyere utdanning kan jeg anbefale den internasjonale konferansen om lean i høyere utdanning i Sydney i november. Skulle det blir for langt å reise, så arrangeres den samme konferansen i Tromsø i november 2018.

Så, mitt svar på spørsmålet fra konferansen: Et klart og utvetydig ja/nei/kanskje/vet ikke. Du finner det bare ut ved å prøve selv.

-Svein Are Tjeldnes

5 people like this post.

Here you'll find stuff regarding the work we do on lean and continuous improvement at UiT The arctic university of Norway. Texts will alternate between Norwegian and English. Enjoy.