Arkivet – de bare gjør det!

Noen ganger må man bare klype seg i armen. Ikke fordi det har noen effekt i grunnen, men rett og slett som en symbolsk handling. Et tegn på at noe du opplever eller kommer over er usedvanlig bra. Sist fredag hadde jeg et sånt klyp-meg-i-armen-øyeblikk. Jeg passerte pausearealet til arkivtjenesten ved UiT Norges arktiske universitet på vei til mitt eget kontor, men måtte stoppe opp ved noe som fanget interessen min.

Arkivet ved UiT har nylig endret organisering og intern arbeidsform fra en ordning der enkeltpersoner hadde ansvar for enkeltenheter, til teamorganisering der hele team tar ansvar for felles oppgaver. For å sikre god kontakt med enhetene, og ikke minst avklare forventninger til hva de skal levere har de skrevet en god og tydelig sørviserklæring. Les gjerne hele, men et lite eksempel:

“Telefoner skal besvares raskt, vi bestreber oss på å svare innen ett minutt. Dersom ingen hos oss er tilgjengelige vil vi alltid ringe deg opp igjen så snart vi er ledige.”

På denne måten håper de å tilby bedre, sikrere og mer robuste tjenester til hele UiT. Så tilbake til det som fanget interessen min. På en helt enkelt veggplakat har arkivet laget seg et konkret system for kontinuerlig forbedring i praksis. Et system for felles problemløsning 20161111_144647i og på tvers av de nye teamene de har etablert. Systemet er så slående enkelt og samtidig så slående effektivt. På kort tid kan et problem løftes fra skuldrene til den enkelte medarbeider og inn som teamets felleseie, hvor løsninger diskuteres og deles umiddelbart. Mer skal det ikke til i sin enkleste form. En veggplakat med to kolonner og tre rader. En kolonne merket «problem» og den andre «løsninger», med rader for hvert enkelt team. Så snart et problem oppstår skrives det ned på en post-it lapp og henges på tavla. Når teamet møtes kan problemet adresseres, forslag til løsning(er) diskuteres og implementeres. På denne korte tiden har man samtidig delt hele problemløsningsprosessen med alle medarbeiderne i teamet. Så snart problemet er løst flyttes lappen fra «problem» til «løsninger». Der henger den til løsningen(e) er testet og deretter implementert i en oppdatert rutinebeskrivelse.

Kort oppsummert: Klyp meg i armen, så heldig jeg er som jobber i en organisasjon som har ansatte som går foran og bare gjør det! Vil du vite mer om hvordan arkivet jobber med problemløsning og kontinuerlig forbedring kan du ta kontakt med Lill Heidi Steen eller Anita Dahlberg.

– Svein Are Tjeldnes

1 person likes this post.

3 thoughts on “Arkivet – de bare gjør det!”

  1. Takk for flott tilbakemelding. Vi satser på at resultatet lever opp til våre forventninger og takker for stor tålmodighet fra våre brukere i denne omleggingsfasen. Som dere ser på tavlen er den ikke helt problemfri 🙂

  2. Ja her er det bare å la seg inspirere. Moro å se at noen bare setter i gang. Det er viktig å forstå at man ikke trenger godkjenning for å gjøre de bra tingene. Det er bare å gjøre det 🙂

  3. Respekt! Jeg blir inspirert av å se hva arkivet får til. Tenk hva som ligger av muligheter for oss andre! Godt levert!

Comments are closed.