Kontinuerlig forbedring av forbedringsarbeidet

Den siste uken før jul støttet forbedringsprosessen Phd-teamet ved det Helsevitenskapelige fakultet med å gjøre en verdistrømsanalyse (VSA) av prosessen disputasgjennomføring (nå-situasjonen). I fire dager har 15 personer fra Helsefak vært i sving med å nitidig kartlegge jobben som gjøres i de ulike delene av prosessen i dag. Den kartlagte prosessen spenner over 39 identifiserte steg (i tillegg til 8 parallelle steg), utallige oppgaver og kommunikasjonslinjer. En lang rekke uklarheter og problemområder er identifisert. Engasjementet blant de som har deltatt har vært imponerende stort, og gjentagende tilbakemeldinger er både at det er på tide å gjøre noe med prosessen og at metoden og kommunikasjonen i arbeidet har vært inspirerende.

Som prosessveiledere (fasilitatorer) har vi denne gang ikke bare fokusert på å hjelpe gruppa til å få frem alle arbeidsoppgaver og steg i prosessen. Vi har hatt et eget øye til selve metodikken og hvordan denne kan forbedres i seg selv.

I samarbeid med prosesseier har vi valgt å prøve en, for oss, ny måte å gjøre kartleggingen på. Vanligvis har vi gjort slike kartlegginger over 2 hele dager med alle deltakere tilstede hele tiden. Det gjør at alle i gruppa får svært god kjennskap til hele prosessen, men samtidig at flere deltakere vil få lange perioder med passiv deltakelse alt ettersom hvor i prosessen vi er.

Denne gang har vi, basert på en grov analyse av prosessen (SIPOC), gjort kartleggingen stegvis over 4 dager med færre timer pr. dag. Hver av disse dagene har kun de som jobber med den aktuelle delen av prosessen vært tilstede. (Timelapse fra kartleggingen – lenke til YouTube). Det har ført til drastisk redusert total tidsbruk og svært liten opplevd dødtid. I rene tall er det slik at vi denne gang har brukt 50 ressurstimer på kartleggingen. I vår vanlige modell ville vi i dette tilfellet brukt 180 ressurstimer, en besparelse på 130 timer. Siden ikke alle har vært tilstede under hele kartleggingen beregner vi å invitere til et felles møte med grundig gjennomgang av hele kartet, beregnet til ca. 30 ressurstimer. Det gir oss fortsatt en besparelse på 100 timer (55%).

Neste steg i verdistrømsanalysen er å møtes for å designe ny prosessflyt samt å jobbe med tiltak for å fjerne identifiserte flaskehalser og problemområder i dagens prosess. Det blir spennende å se om den nye måten å gjøre kartleggingen på har innvirkning på denne fasen av prosessen.

Det er sannsynligvis ikke alle prosesser hvor denne måten å kartlegge på egner seg. Vi vil til å forsøke å identifisere hvilke faktorer som spiller inn i denne vurderingen, slik at vi fremover lettere kan planlegge hvordan verdistrømsanalyser kan skje med bruk av færrest mulig ressurser.

-Frank Lindrupsen & Svein Are Tjeldnes