Hvor er du i tilbakemeldingstrappa?

Har du opplevd å få tilbakemelding om noe, og så kjenner du at du går rett i skyttergraven? Det har jeg. Senest et par ganger forrige uke. Hva er det som gjør at det noen ganger er så vanskelig å både gi og få tilbakemelding, og hva kan vi gjøre for at det skal bli lettere?

Denne bloggen handler ikke så mye om hvordan man kan kommunisere for å gi gode tilbakemeldinger, men om et enkelt verktøy for å lettere forstå noen reaksjoner vi kan kjenne igjen i oss selv. I en senere blogg jeg komme tilbake til noen tips for hva som skal til for å lage gode og trygge rammer for å gi effektive tilbakemeldinger.

En sunn kultur for tilbakemeldinger er et viktig grunnlag for læring, forbedring og utvikling, både for individ og team/enhet. Tilbakemeldingstrappa er en enkel visuell modell som gjør det enklere å forstå sin egen reaksjon på tilbakemeldinger. Litt forenklet kan vi si at målet er å bevege seg til det øverste trinnet i trappa, hvor vi er i stand til å forstå og gjøre forandringer på bakgrunn av en tilbakemelding. I realiteten vil vi befinnes oss på ulike trinn flere ganger i løpet av en arbeidsdag.

Selv benytter jeg tilbakemeldingstrappa for å bli mer bevisst mine egne reaksjonsmønstre og jobbe med hvordan jeg skal bli bedre på å motta tilbakemeldinger, uavhengig av hvordan de gis. I tillegg erfarer jeg at det er lettere for egen del å forstå reaksjonsmønstre til de jeg gir tilbakemeldinger til. I forbedringsteamet benytter vi også trappa internt som en «ufarlig» og nøytral inngang til å sette i gang refleksjon i tilbakemeldingssituasjoner. Det kan for eksempel skje gjennom å stille spørsmålet «hvor er egentlig du nå i tilbakemeldingstrappa?».

Forkaste: Nederste trinn i trappa er et sted hvor vi fullstendig avviser tilbakemeldingen og benekter at dette er en riktig beskrivelse av situasjonen eller at den gjelder oss. Det kan til og med skje gjennom å trekke seg unna situasjonen, eller så å si flykte.

Forsvare: På dette trinnet er det som om vi hopper ned i skyttergraven med hjelmen på. Det kan hende vi til en viss grad anerkjenner at det finnes et problem, men det er ikke vårt ansvar. Det er lett å oppfatte tilbakemeldingen som urettmessig kritikk og til og med en invitasjon til konflikt.

Forklare: For min egen del merker jeg at jeg ofte havner på dette trinnet, der jeg kjenner på et sterkt behov for å forklare mine handlinger. På dette trinnet er vi fortsatt ikke spesielt mottakelig for tilbakemelding, men det er mulig å anerkjenne at det finnes et problem. Utfordringen er at det er lettere å gi alternative forklaringer og peke i andre retninger enn på seg selv.

Forstå: På trappens fjerde trinn kjennetegnes vår holdning av at det er vilje til å prøve å forstå den tilbakemeldingen som gis ut fra den andres perspektiv. Det er vanlig å stille spørsmål for å forstå hvordan man kan forbedre situasjonen, eller for å finne ut hva man kunne gjort annerledes.

Forandre: Det øverste trinnet angir at den som mottar tilbakemeldingen er i stand til å gjøre forandringer for å bedre på situasjonen. Informasjonen bearbeides gjennom refleksjon for å gjøre nødvendige grep. Det er lettere å ta inn informasjon og ikke minst se koblinger mellom handlinger og konsekvenser. På dette trinnet føles ikke tilbakemeldinger som truende.

Hvor man befinner seg i tilbakemeldingstrappa vil bero på en rekke omstendigheter, som for eksempel hvordan tilbakemeldingen gis, hvem som gir den og i hva slags situasjon. Er det noen jeg generelt stoler på eller noen jeg har vanskelig for å samarbeide godt med? Egen dagsform spiller selvfølgelig også inn. Det er mange ting å tenke på når man skal gi noen tilbakemelding, og det kommer jeg som sagt tilbake til i en senere blogg.

-Svein Are Tjeldnes